Expediente nº 955049/17/SUP/2005 -3º volume
Portaria SUP/DER-055-15/08/2012
Institui a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA - (1.6.1)(1.9)
O Superintendente do Departamento de Estradas de Rodagem do Estado de São Paulo, de conformidade com os incisos IV VI e XVIII do Artigo 18 do Regulamento Básico do DER, aprovado pelo Decreto_nº_26.673, de 28/01/1987,
considerando a importância de se implementar a política de gestão documental nos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual, visando a elaboração e a aplicação de Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos, em conformidade com as disposições da Constituição Federal, Artigo 216, § 2º, dos Decretos_nº_22.789, de 19/10/1984, nº_29.838, de 18/04/1989, e nº_48.897, de 27/08/2004;
considerando a importância de identificar e elaborar a tabela de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais, condição preponderando para assegurar o acesso à informação, em conformidade com as disposições do Decreto_nº_58.052, de 16/05/2012, que regulamenta a Lei_Federal_nº_12.527, de 18/11/2011, que regula o acesso à informação e define procedimentos a serem observados pelos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual e pelas entidades sem fins lucrativos que recebam recursos públicos estaduais para a realização de atividades de interesse público, resolve:
Artigo 1º- Fica instituída a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA, diretamente vinculada ao Gabinete da Superintendência, integrada pelos (as) seguintes funcionários (as), sob a coordenação da primeira nomeada:
Virginia Maria Circelli – RG. 6.021.967 - Diretoria de Administração / Coordenadoria de Gestão Administrativa
Amélia R. Rodrigues Munarin – RG. 17.427.727 - Gabinete da Superintendência
Claudete Ribeiro Cavali – RG. 17.073.923-5 - Diretoria de Administração / Coordenadoria de Gestão Econômica e Financeira
Lourença Gianotta Candido – RG. 25.494.237 - Diretoria de Administração
Lucinir dos Santos Santana – RG. 17.612.412-3 - Diretoria de Operações
Patrícia Staglianon - RG.34.257.362 - Serviço de Auditoria
Reinaldo Mendes – RG. 6.640.141 - Diretoria de Engenharia
Ricardo Gaspar Fonseca – RG.20.431.395 - Procuradoria Jurídica
Roberto Belucci Molinari – RG. 4.166.770 - Diretoria de Planejamento / Coordenadoria de Tecnologia de Informação
Artigo 2º - A Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA - tem as seguintes atribuições:
I) Quanto à política de gestão documental:
a) Atuar como interlocutora da Unidade do Arquivo Público do Estado, da Casa Civil, por meio de seu Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo-SAESP, de modo a disseminar as normas e procedimentos técnicos em seu âmbito de atuação, solicitando orientação sempre que necessário;
b) Elaborar proposta de Plano de Classificação e de Tabela de Temporalidade de Documentos relativos às atividades-fim do Departamento de Estradas de Rodagem em conformidade com as orientações do Departamento de Gestão do SAESP;
c) Orientar a implementação da política de gestão documental e efetiva aplicação de Planos de Classificação e de Tabelas de Temporalidade de Documentos, inclusive em relação aos documentos digitais;
d) Consultar, em caso de dúvida, a Procuradoria Geral do Estado acerca das ações judiciais encerradas ou em curso nas quais a Fazenda Estadual figure como autora ou ré, para que se possa dar cumprimento aos prazos prescricionais e precaucionais de guarda previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos;
e) Comunicar ao Arquivo Público do Estado a existência de outros documentos de arquivo não indicados no “Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividade –Meio” para sua inclusão, bem como a necessidade de elaboração de normas e procedimentos que se fizerem necessários para o aperfeiçoamento da gestão documental no órgão;
f) Planejar a revisão periódica do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim;
g) Coordenar a eliminação de documentos em conformidade com as determinações do Decreto nº 48.897, de 27/08/2004 e da Instrução Normativa APE/SAESP nº 02, de 02/12/2012, fazendo publicar no Diário Oficial os devidos Editais de Ciência de Eliminação de Documentos;
h) Propor critérios para orientar a seleção de amostragem dos documentos destinados à eliminação, nos termos da legislação vigente;
II) Quanto à política de acesso:
a) Orientar a gestão transparente dos documentos, dados e informações do órgão, visando assegurar o amplo acesso e divulgação;
b) Realizar estudos, sob a orientação técnica da Unidade do Arquivo Público do Estado, por meio do seu Departamento de Gestão do SAESP, visando a identificação e elaboração de tabela de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais de seu órgão;
c) Encaminhar ao Superintendente da Autarquia a tabela mencionada no inciso II, alínea b, deste artigo, bem como as normas e procedimentos visando a proteção de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais, para oitiva do órgão jurídico e posterior publicação;
d) Orientar o órgão sobre a correta aplicação dos critérios de restrição de acesso constantes das tabelas de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais;
e) Comunicar à Unidade do Arquivo Público do Estado a publicação de tabela de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais e suas eventuais alterações, para consolidação de dados, padronização de critérios e realização de estudos técnicos na área;
f) Propor ao Superintendente da Autarquia a renovação, alteração de prazos, reclassificação ou desclassificação de documentos, dados e informações sigilosas;
g) Manifestar-se sobre os prazos mínimos de restrição de acesso aos documentos, dados ou informações pessoais;
h) Atuar como instância consultiva do Superintendente da Autarquia, sempre que provocada, sobre os recursos interpostos relativos às solicitações de acesso a documentos, dados e informações não atendidas ou indeferidas;
i) Informar ao Superintendente da Autarquia a previsão de necessidades orçamentárias, bem como encaminhar relatórios periódicos sobre o andamento dos trabalhos;
j) Manter registros de seus trabalhos e, quando for o caso, das subcomissões no Processo relativo aos trabalhos da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso, contemplado na Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio, oficializada pelo Decreto nº 48.898, de 27/08/2004, sob o código de classificação 06.01.06.01.
§ 1º - Para o perfeito cumprimento de suas atribuições, a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA - deverá se reunir periodicamente e poderá convocar servidores que possam contribuir com seus conhecimentos e experiências, bem como constituir subcomissões e grupos de trabalho.
§ 2º - Havendo subcomissões, a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA - deverá propor a sua reestruturação sempre que necessário, bem como prestar orientação técnica, analisar e aprovar a Relação de Eliminação de Documentos, publicar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos e designar um membro da subcomissão para acompanhar a fragmentação e lavrar o Termo de Eliminação de Documentos.
Artigo 3º- A Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA - deverá consultar o órgão jurídico quanto à definição de prazos de guarda e destinação dos documentos das atividades-fim, para sua posterior aprovação pela Unidade do Arquivo Público do Estado.
Artigo 4º - Toda e qualquer eliminação de documentos públicos que não constem da Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio ou das Tabelas de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim dos órgãos da Administração Pública Estadual será realizada mediante autorização da Unidade do Arquivo Público do Estado.
Artigo 5º- À Unidade do Arquivo Público do Estado, órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP - responsável por propor a política de acesso aos documentos públicos, nos termos do Artigo 6º, inciso XII, do Decreto nº 22.789, de 19/10/1984, caberá o reexame, a qualquer tempo, da tabela de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais do órgão.
Artigo 6º - O trabalho na Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA - não implicará no recebimento de qualquer remuneração adicional e será prestado sem prejuízo das atribuições próprias dos cargos ou funções de seus integrantes e será considerado como de serviço público relevante.
Artigo 7º - Sempre que houver alteração na composição da CADA, deverá ser providenciada sua reestruturação.
Artigo 8º - Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação, ficando revogadas a Portaria SUP/DER-085-23/12/2002 e a Portaria SUP/DER-031-05/06/2009.
DEPARTAMENTO DE ESTRADAS DE RODAGEM, aos quinze dias do mês de agosto de 2012.
CLODOALDO PELISSIONI
SUPERINTEDENTE DO DER
Publicada no DOE 16/08/2012 e republicada no DOE 21/08/2012
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