Protocolo DER nº 1860772/2020
Portaria SUP/DER-068-27/10/2020
Dispõe sobre a implantação do Programa SP Sem Papel no âmbito do Departamento de Estradas de Rodagem. (1.6)
O Superintendente do Departamento de Estradas de Rodagem do Estado de São Paulo, de conformidade com os incisos I, III VI e VII do artigo 18 do Regulamento Básico do DER, aprovado pelo Decreto_nº_26.673, de 28/01/1987,
Considerando os termos da Constituição Federal, § 2º do Artigo 216, onde cabe à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem e quaisquer ações que impliquem em destruição, inutilização ou deterioração do patrimônio documental público são consideradas crime contra o patrimônio cultural, com penas previstas no citado artigo 216, em seu §1º, na Lei Federal nº 9.605/1998, artigo 62, inciso II, no Decreto Federal n° 3.179/1999, artigo 49, inciso II e Código Penal, artigo 305;
Considerando o Decreto_nº_22.789, de 19/10/1984, que instituiu o Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP;
Considerando a Política Estadual de Arquivos e Gestão de Documentos, estabelecida pelo Decreto_nº_48.897, de 27/08/2004, c.c. o Decreto_nº_29.838, de 18/04/1989 e o Decreto_nº_48.898, de 27/08/2004 que determinaram a constituição de Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso (CADA), nas Secretarias de Estado e nos demais órgãos da Administração Pública Estadual, bem como estabeleceram a Tabela de Temporalidade da Área Meio e o Manual de Aplicação do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio;
Considerando o disposto na Resolução SG 57, de 30-09-2019, que aprova o “Manual de orientação para uso do ambiente digital de gestão documental do Programa SP Sem Papel-2ºedição”, define procedimentos e dá providências correlatas;
Considerando a necessidade de tornar mais eficiente a gestão documental, bem como a racionalização e otimização dos recursos públicos disponíveis;
Considerando a necessidade de agilizar a tramitação de documentos para formato exclusivamente digital; e
Considerando a adesão e o engajamento do DER com a consolidação do Programa SP Sem Papel e a Política Pública de Gestão Documental e Acesso à Informação no âmbito da Administração Pública Estadual, resolve:
Artigo 1° - Fica instituído o Programa SP Sem Papel no âmbito do Departamento de Estradas de Rodagem, sendo que a partir de 13/10/2020, a produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação, segurança e acesso a documentos e informações arquivísticas de novos documentos no DER serão produzidos exclusivamente no ambiente digital por meio do sistema SP Sem Papel, pelo acesso ao endereço eletrônico: https://www.spsem-papel.sp.gov.br, ressalvadas as demais formas de acesso aos sistemas que integram plataformas digitais próprias e em uso nessa Autarquia.
§ 1º - Os documentos autuados e registrados até o dia 09/10/2020 no Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações – SPdoc, e, portanto, antes da implementação do sistema SP Sem Papel, permanecerão em tramitação física (papel) até seu encerramento e destinação, conforme os prazos determinados na Tabela de Temporalidade da Área Meio e Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos do Departamento de Estrada de Rodagem - DER - Atividades Fim, constantes da Portaria SUP/DER-055-15/08/2012.
§ 2º - O registro, autuação e tramitação de documentos em meio físico somente serão permitidos nas situações de indisponibilidade do sistema SP Sem Papel, e se, simultaneamente, houver comprometimento dos prazos legais ou administrativos, apresentando a matéria caráter de urgência ou emergência, devidamente declarada pela autoridade competente, após consulta prévia a CADA ou SUBCADA, a fim de justificar sua autuação e cadastramento em caráter excepcional no Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações – SPdoc.
§ 3º - Nos casos do § 2º desse artigo, o registro no Sistema SP Sem Papel, deverá ser realizado imediatamente após seu restabelecimento, tendo ou não ocorrido a conclusão da tramitação aberta em caráter excepcional no Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações – SPdoc, observadas as anotações de correspondência da ocorrência de urgência ou emergência que justificou a abertura em meio físico.
§ 4º - O funcionário ou colaborador cadastrado junto ao sistema SP Sem Papel que receber documento não digital deverá proceder à sua imediata digitalização e inclusão no ambiente informatizado, fornecendo protocolo ao interessado e restituindo-lhe o original, exceto se este constituir documento composto (dossiê, expediente, processo ou prontuário) autuado antes da implantação do sistema SP Sem Papel, cujo volume não tenha sido devidamente encerrado.
§ 5º - Caso o recebimento de documentos em papel se dê por intermédio de meio postal ou malotes de entrega, casos em que não é viável a restituição imediata ao interessado, estes permanecerão arquivados na área competente até sua destinação final, conforme os prazos previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos.
§ 6º - Os documentos remetidos por órgãos e entidades públicas e privadas externos poderão ser endereçados em formato digital diretamente para os e-mails institucionais das respectivas áreas competentes estabelecidos por Portaria da Presidência, passando o seu tratamento a ser realizado no ambiente informatizado.
Artigo 2º - A gestão do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações – SPdoc, é realizada de forma descentralizada pelo Gabinete da Superintendência, Diretorias de Administração, Engenharia, Planejamento, Operações e das Divisões Regionais, através da designação de Administradores Setoriais.
§ 1º - Aos Administradores Locais caberão a inclusão e a exclusão de usuários no sistema SP Sem Papel em seu âmbito de competência:
I – ADMINISTRADORES LOCAIS
a) Gabinete da Superintendência:
Titular: Ricardo Ferras Martins
Suplente: Guiomar Aparecida Ferreira
b) Diretoria de Administração:
Titular: Debora Fleira de Campos
Suplente: Rodrigo Alexandre Sobral Sá
c) Diretoria de Engenharia:
Titular: Ângela Maria Rosa
Suplente: Edelson Wagner Targa
d) Diretoria de Planejamento:
Titular: Lidiane da Silva Calsolari Almeida
Suplente: Juliana dos Santos
e) Diretoria de Operações:
Titular: Rosângela Ramos Rodrigues Bernardes
Suplente: Jucele Arruda Barbosa
f) Campinas – DR.01:
Titular: Norma Suely Silva Guimarães dos Santos
Suplente: Denise Nascimento Lourenço
g) Itapetininga – DR.02:
Titular: Eliana Tambelli Pereira
Suplente: David Rodrigues da Silva
h) Bauru – DR.03:
Titular: Sonia Mariza Pereira
Suplente: Rafael dos Santos Portela
i) Araraquara – DR.04:
Titular: Flavia Cosmos
Suplente: Márcia Aparecida Batistini Gauthier Caraccioli
j) São Vicente – DR.05:
Titular: Marcio de Jesus Santos
Suplente: Maria Inês Tuckmantel Moreira
l) Taubaté – DR.06:
Titular: José Carlos da Cruz
Suplente: Maria Alice de Moraes Xavier
m) Assis – DR.07:
Titular: Ismael da Silva
Suplente: Selma Aparecida Poletto Bozo
n) Ribeirão Preto – DR.08:
Titular: Aparecida Bisarria dos Santos
Suplente: Aurora Bueno de Paula Silva
o) São José do Rio Pedro – DR.09:
Titular: Marcelo Gallo
Suplente: José Cláudio Pereira
p) São Paulo – DR.10:
Titular: Fabio Fratel Paiva
Suplente: Elaine Cristina Bertolutti Souza
q) Araçatuba – DR.11:
Titular: Carmen Lúcia Bim Mariano
Suplente: Sérgio Vieira da Costa
r) Presidente Prudente- DR.12:
Titular: Gesiel Trindade Santos
Suplente: Silvio Raimundo da Silva
s) Rio Claro – DR. 13:
Titular: Andréia Aparecida Viana Vieira
Suplente: Valdemar Tadeu dos Santos
t) Barretos – DR. 14:
Titular: Simone Aparecida Borges Becaro
Suplente: Carlos Roberto Ribeiro
Artigo 3º - É obrigatória a participação dos funcionários e colaboradores desta Autarquia, cadastrados no sistema SP Sem Papel, nos cursos de treinamento realizado no Ambiente Virtual de Aprendizagem - AVA, disponibilizados desde 02/10/2020, no sítio eletrônico https://treinamentos.spsempapel.gov.br, com prazo para conclusão até 30/10/20, devendo cópia da certificação de conclusão ser encaminhada junto a respectiva área de recursos humanos, para inclusão em prontuário do funcionário ou colaborador.
Artigo 4° - Para a efetividade desta portaria, observar-se-ão ainda as normas contidas no Decreto Estadual 64.355, de 31-07-2019, no tocante a produção de documentos ou processos híbridos a serem disciplinados pelo Comitê de Governança Digital, e sem prejuízos ao Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações – SPdoc, hoje em operação, nos termos do Decreto nº 55.479/2010, alterado pelo Decreto nº 56.260/2010, que promove o controle de documentos desde a sua produção, durante sua tramitação, até sua destinação final (eliminação ou guarda permanente), e em razão do Cronograma estabelecido (Anexo 1);
Artigo 5º - Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.
Departamento de Estradas de Rodagem, aos vinte sete dias do mês de outubro de 2020.
Paulo CEsar Tagliavini
SUPERINTENDENTE DO DER
MAD/cmb
Publicada no DOE do dia 28/10/2020
Republicada por conter incorreções – DOE 30/10/2020
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