Departamento de Estradas de Rodagem

Protocolo DER nº 1828251/2019 – vol.11

Portaria SUP/DER-061-29/09/2020

Institui a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA - (1.6). (1.6.1)

O Superintendente do Departamento de Estradas de Rodagem do Estado de São Paulo, de conformidade com os incisos IV, VI e XVIII do Artigo 18 do Regulamento Básico do DER, aprovado pelo Decreto_nº_26.673, de 28/01/1987,

considerando a importância de se implementar a política de gestão documental nos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual, visando a elaboração e a aplicação de Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos, em conformidade com as disposições da Constituição Federal, Artigo 216, § 2º, dos Decretos_nº_22.789, de 19/10/1984, nº_29.838, de 18/04/1989, e nº_48.897, de 27/08/2004;

considerando a importância de identificar e elaborar a tabela de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais, condição preponderando para assegurar o acesso à informação, em conformidade com as disposições do Decreto_nº_58.052, de 16/05/2012, que regulamenta a Lei_Federal_nº_12.527, de 18/11/2011, que regula o acesso à informação e define procedimentos a serem observados pelos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual e pelas entidades sem fins lucrativos que recebam recursos públicos estaduais para a realização de atividades de interesse público, resolve:

Artigo 1º- Fica instituída a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA, diretamente vinculada ao Gabinete da Superintendência, integrada pelos (as) seguintes funcionários (as), sob a coordenação da primeira nomeada:

Membros*	Unidade	Nome	RG.	Titular / Suplente
1	Gabinete da Superintendência	Amélia R. Rodrigues Munarin	17.427.727	Titular
1	Gabinete da Superintendência	Walter Dias Cordeiro Junior	17.303.892-X	Suplente
2	Diretoria de Administração	Debora Fleira de Campos	21.571.106-3	Titular
2	Diretoria de Administração	Rodrigo Alexandre Sobral Sá	43.462.745-8	Suplente
3	Diretoria de Engenharia	Edelson Wagner Targa	22.024.230-6	Titular
		Cleyton Perez de Sá	43.608.456-9	Suplente
		Silvana Alves Matos	17.800.530-7	Suplente
4	Diretoria de Planejamento	Marcelo Cury	15.407.869	Titular
4	Diretoria de Planejamento	Solange Rodrigues Teixeira de Assis	16.472.877-6	Suplente
5	Consultoria Jurídica da PGE/DER	Maurício de Oliveira Benedicto	32.351.588-5	Titular
6	Diretoria de Operações	Rosângela Ramos Rodrigues Bernardes	15.483.545-6	Titular
6	Diretoria de Operações	Jucele Arruda Barbosa	14.362.627-9	Suplente
7	Divisão de Contabilidade e Finanças	Sandra de Sá Ferreira	25.667.837-6	Titular
7	Divisão de Contabilidade e Finanças	Danilo Fontanelli	30.745.806-4	Suplente
8	Diretoria Regional 12	Silvio Raimundo da Silva	15.554.458-5	Titular
8	Diretoria Regional 02	Eliana Tambelli Pereira	18.670.554	Suplente
9	Diretoria Regional 09	Marcelo Gallo	28.713.305-5	Titular
9	Diretoria Regional 06	Maria Alice de Moraes Xavier	12.228.228	Suplente

*Nos termos do artigo11,§ 3º, do Decreto nº 58.052, 16-05-2012.

Parágrafo único - No impedimento da Coordenadora nomeada no caput deste artigo, os trabalhos serão conduzidos pelo funcionário Walter Dias Cordeiro Junior.

Artigo 2º - A CADA contará com a participação de colaboradores contratados pelo DER, indicados no âmbito das respectivas Diretorias, que possam contribuir com seus conhecimentos técnicos e experiências, no apoio e desenvolvimento técnico dos seus trabalhos, não se configurando esta participação como sendo de membro da Comissão, mas considerado como de serviço público relevante.

Artigo 3º - A Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso tem as seguintes atribuições:

I) Quanto à política de gestão documental:

a) Atuar como interlocutora da Unidade do Arquivo Público do Estado, da Casa Civil, por meio de seu Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo-SAESP, de modo a disseminar as normas e procedimentos técnicos em seu âmbito de atuação, solicitando orientação sempre que necessário;

b) Elaborar proposta de Plano de Classificação e de Tabela de Temporalidade de Documentos relativos às atividades-fim do Departamento de Estradas de Rodagem em conformidade com as orientações do Departamento de Gestão do SAESP;

c) Orientar a implementação da política de gestão documental e efetiva aplicação de Planos de Classificação e de Tabelas de Temporalidade de Documentos, inclusive em relação aos documentos digitais;

d) Consultar, em caso de dúvida, a Procuradoria Geral do Estado acerca das ações judiciais encerradas ou em curso nas quais a Fazenda Estadual figure como autora ou ré, para que se possa dar cumprimento aos prazos prescricionais e precaucionais de guarda previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos;

e) Comunicar ao Arquivo Público do Estado a existência de outros documentos de arquivo não indicados no “Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividade –Meio” para sua inclusão, bem como a necessidade de elaboração de normas e procedimentos que se fizerem necessários para o aperfeiçoamento da gestão documental no órgão;

f) Planejar a revisão periódica do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim;

g) Coordenar a eliminação de documentos em conformidade com as determinações do Decreto_nº_48.897, de 27/08/2004 e da Instrução Normativa APE/SAESP nº 02, de 02/12/2012, fazendo publicar no Diário Oficial os devidos Editais de Ciência de Eliminação de Documentos;

h) Propor critérios para orientar a seleção de amostragem dos documentos destinados à eliminação, nos termos da legislação vigente;

II) Quanto à política de acesso:

a) Orientar a gestão transparente dos documentos, dados e informações do órgão, visando assegurar o amplo acesso e divulgação;

b) Realizar estudos, sob a orientação técnica da Unidade do Arquivo Público do Estado, por meio do seu Departamento de Gestão do SAESP, visando a identificação e elaboração de tabela de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais de seu órgão;

c) Encaminhar ao Superintendente da Autarquia a tabela mencionada no inciso II, alínea b, deste artigo, bem como as normas e procedimentos visando a proteção de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais, para oitiva do órgão jurídico e posterior publicação;

d) Orientar o órgão sobre a correta aplicação dos critérios de restrição de acesso constantes das tabelas de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais;

e) Comunicar à Unidade do Arquivo Público do Estado a publicação de tabela de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais e suas eventuais alterações, para consolidação de dados, padronização de critérios e realização de estudos técnicos na área;

f) Propor ao Superintendente da Autarquia a renovação, alteração de prazos, reclassificação ou desclassificação de documentos, dados e informações sigilosas;

g) Manifestar-se sobre os prazos mínimos de restrição de acesso aos documentos, dados ou informações pessoais;

h) Atuar como instância consultiva do Superintendente da Autarquia, sempre que provocada, sobre os recursos interpostos relativos às solicitações de acesso a documentos, dados e informações não atendidas ou indeferidas;

i) Informar ao Superintendente da Autarquia a previsão de necessidades orçamentárias, bem como encaminhar relatórios periódicos sobre o andamento dos trabalhos;

j) Manter registros de seus trabalhos e, quando for o caso, das subcomissões no Processo relativo aos trabalhos da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso, contemplado na Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio, oficializada pelo Decreto_nº_48.898, de 27/08/2004, sob o código de classificação 06.01.06.01.

III - Quanto ao Plano de Trabalho Anual (PTA):

a) Monitorar em conjunto com a Diretoria de Administração o processo de implementação do Plano de Trabalho Anual, de cada Diretoria e que constituirão um único Plano de Trabalho Anual DER (PTA/DER);

b) O PTA/DER das Diretorias deverá atender os seguintes tópicos:

b.1. Breve resumo da Unidade no que se refere aos serviços de Protocolo e Arquivo, indicando a situação atual e o que precisa ser realizado, para alcance do que está estabelecido no Manual de Normas e Procedimentos de Protocolo para a Administração Pública do Estado de São Paulo;

b.2. Justificativa da (s) necessidade (s) da Unidade por ordem de prioridade (s);

b.3. Objetivo (s) – de acordo com a necessidade e ordem de prioridade apontadas na justificativa;

b.4. Metodologia que será empregada no trabalho a ser realizado, identificando as técnicas que serão utilizadas e a forma de analisar os resultados;

b.5. Cronograma de execução – deve ser indicada a data de início e fim de cada atividade, considerando sempre o ano corrente;

b.6. Recursos necessários – indicar a previsão de recursos incluindo pessoal, equipamentos, acesso à internet, transporte, telefonia, entre outros;

b.7. Resultados anuais – apresentar os resultados alcançados.

§ 1º - Para o perfeito cumprimento de suas atribuições, a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA - deverá se reunir trimestralmente, com apresentação de relatório semestral, para o conhecimento compartilhado do andamento dos trabalhos executados pelas unidades (monitoramento do PTA/DER).

§ 2º - As Subcomissões de Avaliação de Documentos e Acesso - SUBCADA, no âmbito das Divisões Regionais, instituídas pela Portaria SUP/DER-133-19/12/2019, receberão da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA - orientação técnica, análise e aprovação da Relação de Eliminação de Documentos, publicando o “Edital de Ciência de Eliminação de Documentos” e designarão um membro da Subcomissão Regional respectiva para acompanhar a fragmentação dos documentos e lavrar o Termo de Eliminação de Documentos. Cabe ainda a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA - propor a reestruturação/recomposição das Subcomissões sempre que necessário.

Artigo 4º- A Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso deverá consultar o órgão jurídico quanto à definição de prazos de guarda e destinação dos documentos das atividades-fim, para sua posterior aprovação pela Unidade do Arquivo Público do Estado.

Artigo 5º - Toda e qualquer eliminação de documentos públicos que não constem da Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio ou das Tabelas de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim dos órgãos da Administração Pública Estadual será realizada mediante autorização da Unidade do Arquivo Público do Estado.

Artigo 6º- À Unidade do Arquivo Público do Estado, órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP - responsável por propor a política de acesso aos documentos públicos, nos termos do Artigo 6º, inciso XII, do Decreto nº 22.789, de 19/10/1984, caberá o reexame, a qualquer tempo, da tabela de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais do órgão.

Artigo 7º - O trabalho da CADA - não implicará no recebimento de qualquer remuneração adicional e será prestado sem prejuízo das atribuições próprias dos cargos ou funções de seus integrantes e será considerado como de serviço público relevante.

Artigo 8º - Sempre que houver alteração na composição da CADA, deverá ser providenciada sua reestruturação.

Artigo 9º - Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação ficando revogada a Portaria SUP/DER-055-15/08/2012 e a Portaria SUP/DER-011-18/02/2020.

DEPARTAMENTO DE ESTRADAS DE RODAGEM, aos vinte e nove dias do mês de setembro de 2020.

Paulo CEsar Tagliavini

SUPERINTENDENTE DO DER

MN/cmb

Publicada no DOE 01/10/2020

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