DTM-SUP/DER-011-10/06/1999
Estabelece normas internas do DER, referentes à remessa de documentos e prestação de informações ao Egrégio Tribunal de Contas, bem como, à tramitação de processos pertinentes.(1.11)
SENHORES DIRETORES DE DIRETORIA, DE DIVISÕES, DE ASSESSORIAS, CHEFE DE GABINETE, PROCURADOR CHEFE E PRESIDENTES DE GT.s
O SUPERINTENDENTE DO DEPARTAMENTO DE ESTRADAS DE RODAGEM DO ESTADO DE SÃO PAULO, conforme o disposto no artigo 18, inciso VI do Regulamento Básico do DER, aprovado pelo Decreto n° 26.673/87 e,
Considerando o disposto nas Instruções n° 1, aprovadas pela Resolução n o 9/98 do Egrégio Tribunal de Contas, publicadas no Diário Oficial do Estado, de 30/12/98;
Considerando, finalmente, a necessidade de imediata revisão das normas internas do DER, que tratam da remessa de documentos e prestação de informações à referida Corte,
DETERMINA:
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Artigo 1° – Esta DTM regulamenta a prestação de informações e remessa de documentos ao Egrégio Tribunal de Contas, para efeito de exame, julgamento e tomada de contas, bem como a tramitação interna de processos e documentos pertinentes.
CAPÍTULO II
DOS BALANCETES, APURAÇÕES E DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS
Artigo 2° – Os balancetes mensais dos sistemas financeiro e patrimonial de compensação e orçamentário deverão estar no sistema, à disposição do Tribunal de Contas, a partir do dia 15 do mês subseqüente, devendo fazer parte as demonstrações mensais da despesa prevista, empenhada e paga, notas de empenho, apropriação, baixa e anulação.
Artigo 3o – A DFF e as CCA.n das Divisões Regionais deverão encaminhar ao Serviço de Auditoria (SVS) até o dia 20, do mês subseqüente, as demonstrações mensais de entradas e saídas de bens em estoque.
Artigo 4o – A DFF e as CCA.n das Divisões Regionais deverão encaminhar ao Serviço de Auditoria (SVS) até o dia 20 de janeiro do exercício seguinte:
I – inventário físico dos materiais existentes em estoque, no almoxarifado, até 31 de dezembro.
II – demonstrativo do inventário dos bens móveis e dos valores, bem como das alterações havidas no exercício, relativamente às incorporações e desincorporações, com as respectivas especificações.
Artigo 5o – O Balanço Geral do exercício deverá estar no sistema operacional informatizado SIAFEM/PRODESP, à disposição do Tribunal de Contas, a partir do dia 31 de janeiro do exercício seguinte, composto dos seguintes itens:
I – balanço orçamentário
II – balanço financeiro
III – demonstração das variações patrimoniais
IV – balanço patrimonial
V – cópia do balanço patrimonial do exercício anterior
VI – comparativo da receita orçada com a arrecadada
VII – comparativo da despesa autorizada com a realizada
VIII – demonstrativo da dívida fundada interna
IX – demonstrativo da dívida flutuante
X – demonstrativos da receita e despesa por unidade orçamentária, segundo as categorias econômicas
XI – demonstrativo da despesa por função, programas e sub-programas
XII – quando consolidado, das despesas por categorias econômicas
XIII – cópia do boletim de caixa e bancos de 31 de dezembro e respectiva conciliação bancária
XIV – relação de restos a pagar, identificando os valores processados e não processados
XV - balancete analítico do mês de dezembro, inclusive dos fundos especiais
XVI - relação de empréstimos, financiamentos e operações de crédito firmados com instituições, públicas ou privadas, data do ajuste, objetivos, vigência e valores
XVII –relação dos auxílios, subvenções e contribuições concedidos, de conformidade com o anexo 3 ou declaração negativa de tais repasses
XVIII – relação de carteira de ações, na qual conste empresa, tipo, quantidade, valor e as instituições envolvidas na operação
Artigo 6o – Após o fechamento do Balanço Geral, deverão ser enviadas ao SVS, para remessa ao Tribunal de Contas:
I – comprovante da publicação do Balanço Geral do DER no Diário Oficial do Estado
II – certidão expedida pelo Conselho Regional de Contabilidade, comprovando a habilitação do responsável pelos balanços e demonstrativos contábeis.
Artigo 7o – A DFF deverá remeter ao SVS, com antecedência de 3 (três) dias úteis, para encaminhamento ao Tribunal de Contas, até o dia 30 (trinta) de cada mês, relação dos pagamentos efetuados por ordem cronológicas no mês anterior, das obrigações relativas ao fornecimento de bens, locações, realização de obras e prestação de serviços.
Artigo 8o – A DFF e as CCA.n das Divisões Regionais, deverão remeter, ao SVS, até o dia 10 (dez) de cada mês, relação dos adiantamentos concedidos no mês anterior, para encaminhamento ao Tribunal de Contas.
Parágrafo único – As prestações de contas de responsáveis por adiantamentos, após auditadas e aprovadas pelo SVS, deverão ser conservadas nas suas respectivas unidades, à disposição do Tribunal de Contas, para fins de requisição ou exame “in loco”.
DOS CONTRATOS E CONVÊNIOS
Artigo 9o – Os contratos deverão ser encaminhados à Superintendência, para fins de aprovação e assinatura acompanhados de:
I – duas pastas, em modelo próprio, contendo cópias dos seguintes documentos:
a) fato gerador;
b) orçamento;
c) indicação dos recursos ou da nota de reserva;
d) autorização de abertura de licitação;
e) Edital;
f) Publicação do Edital no Diário Oficial;
g) Cópia da portaria designando a Comissão Julgadora;
h) Ata da sessão de abertura do envelope “Documentação”;
i) Decisão da Comissão Julgadora habilitando os participantes do certame;
j) Publicação da habilitação no Diário Oficial do Estado, quando for o caso;
k) Eventuais recursos;
l) Proposta dos licitantes;
m) Quadro demonstrativo das propostas;
n) Termo de julgamento e classificação das propostas pela Comissão Julgadora;
o) Publicação no Diário Oficial do Estado;
p) Eventuais recursos e decisões;
q) Publicação no Diário Oficial do Estado;
r) Adjudicação e homologação pela autoridade competente;
s) Publicação no Diário Oficial do Estado;
t) Comprovante de garantia (quando exigida)
u) Cronogramas físico e financeiro;
v) Autorizações e ou aprovações competentes, de acordo com as disposições normativas.
§ 1o – Na contratação com dispensa ou inexigibilidade de licitação, os documentos referidos no inciso I, deste artigo, serão os seguintes:
a) fator gerador;
b) justificativas técnicas;
c) orçamento;
d) indicação dos recursos ou Nota de Reserva;
e) autorização da dispensa de licitação;
f) parecer jurídico;
g) ratificação pela autoridade superior, quando for o caso;
h) proposta;
i) autorização da despesa;
j) comprovante de garantia (quando exigida);
l) cronogramas físico e financeiro;
m) autorizações e ou aprovações competentes,de acordo com as disposições normativas em vigor;
n) documentos exigidos nos incisos VI a IX do artigo 53 das Instruções n o.1, quando for o caso;
§ 2o – Quanto aos termos aditivos e modificativos, os documentos mencionados no inciso I, deste artigo, serão os seguintes:
a) fator gerador;
b) justificativas técnicas;
c) cronograma físico/financeiro;
d) indicação dos recursos ou Nota de Reserva;
e) autorização de despesa;
f) reforço de garantia (quando exigida);
g) autorização e ou aprovações competentes, de acordo com as disposições normativas em vigor;
§ 3o – Antes do encaminhamento à Superintendência, os processos tramitarão pela DFF, em caráter preferencial, com prazo de 5 (cinco) dias úteis para o empenhamento da despesa, devendo uma cópia da Nota de Empenho ser autuada em cada pasta, apensada aos processos.
§ 4o – A falta de qualquer documento dos enumerados neste artigo deverá ser devidamente justificada.
§ 5o – As propostas de Termos Aditivos e Modificativos deverão ser encaminhadas à Superintendência, tempestivamente, devidamente instruídas, para fins de autorização e assinatura durante a vigência do prazo contratual.
§ 6o – Assinados os contratos e respectivos termos aditivos e modificativos, a CXG remeterá ao SVS, no prazo de 2 (dois) dias, a contar da data da celebração, as pastas citadas no inciso I do artigo 9o. e comunicará o fato à Diretoria responsável, para a publicação do extrato de contrato e respectivos termos aditivos e modificativos no Diário Oficial do Estado.
§ 7o – O SVS, após análise, encaminhará ao Egrégio Tribunal de Contas, uma das pastas, mencionadas no inciso I do artigo 9o. e § 5o., referente aos contratos ou atos jurídicos análogos,de valor igual ou superior a R$ 650.000,00 e todos seus respectivos termos aditivos e modificativos,até o 15o. dia do mês seguida à celebração.
§ 8o - Expirado o prazo de vigência do contrato, o Órgão gerenciador deverá formalizar o Termo de Encerramento no prazo de 90 (noventa) dias a contar do seu termo final e encaminhar ao SVS para remessa ao Tribunal de Contas.
§ 9o - Ocorrendo suspensão do contrato, o örgão gerenciador deverá comunicar o fato ao SVS, esclarecendo os motivos e as providências que estão sendo tomadas, através de expediente.
Artigo 10 – Os convênios, bem como todos seus respectivos termos aditivos e modificativos, deverão ser encaminhados à Superintendência para fins de autorização e assinatura acompanhados de:
I – uma pasta, em modelo próprio, contendo cópia dos seguintes documentos:
a) fator gerador;
b) orçamento;
c) indicação dos recursos ou Nota de Reserva;
d) autorização de despesa;
e) lei municipal autorizando a municipalidade a assumir as respectivas obrigações;
f) autorizações e/ou aprovações competentes, de acordo com as disposições normativas em vigor;
§ 1o - Os processos, de que trata este artigo, observarão a tramitação do § 3o do artigo anterior.
§ 2o – Após a celebração, a Diretoria de Transportes providenciará a publicação do extrato de convênio de terminais rodoviários e respectivos termos aditivos e modificativos, encaminhando ao SVS, onde deverá permanecer à disposição do Tribunal de Contas, pasta contendo cópia de toda documentação, relativa ao convênio, incorporando-se à mesma, as prestações de contas.
§ 3o – Após a celebração, a Diretoria de Planejamento providenciará a publicação do extrato de convênio de estradas vicinais e respectivos termos aditivos e modificativos, devendo conservar naquela Diretoria, à disposição do SVS e também do Tribunal de Contas, pasta contendo cópia de toda documentação relativa ao convênio.
§ 4o – As Divisões Regionais responsáveis pela fiscalização de obra, de estradas vicinais, deverão encaminhar à Diretoria de Planejamento para conhecimento e ao Serviço de Auditoria para análise, prestação de contas apresentada, correspondente a cada parcela repassada ao município, em atendimento ao convênio firmado.
Artigo 11 – As liberações ou substituições de garantias relativas à execução das obras, compras e serviços, deverão ser encaminhadas ao Egrégio Tribunal de Contas, no prazo de 15 (quinze) dias.
Artigo 12 – Tratando-se de liberações finais de garantias, as comunicações, aludidas no artigo anterior, deverão ser acompanhadas de:
I – termo de recebimento provisório ou definitivo das obras e serviços, com indicação expressa da existência ou não de pendências, reajustamentos ou acertos de qualquer natureza;
II – declaração da autoridade responsável pela obra ou serviço quanto:
a) a observância dos prazos previstos;
b) as multas contratuais, devendo, em caso afirmativo, ser a declaração acompanhada de cópia do comprovante de recolhimento;
c) manifestação sobre a qualidade e perfeição das obras ou dos serviços executados;
d) na hipótese de não penderem quaisquer reajustamentos ou acertos, indicação expressa de que o contrato ou ato jurídico análogo encontra-se integralmente cumprido.
Artigo 13 – Fica dispensada a remessa ao Egrégio Tribunal de Contas de todos os instrumentos contratuais e atos jurídicos análogos de valor inferior a R$ 650.000,00.
§ 1o - Toda documentação, dispensada de remessa ao Egrégio Tribunal de Contas, ficará à disposição daquela Corte, no SVS.
§ 2o - O SLA – Serviço de Atividades Gerais encaminhará ao SVS, até o dia 10 (dez) de cada mês, relação de todos os contratos ou atos jurídicos análogos, celebrados no mês anterior e mencionados no artigo 13, com a indicação dos seguintes elementos:
a) identificação e data do ajuste;
b) contratado;
c) objeto;
d) valor;
e) modalidade de licitação ou fundamento da dispensa ou inexigibilidade.
Artigo 14 – Quando ocorrer qualquer ofensa aos princípios consagrados no artigo 37 da Constituição da República, de ilegalidade ou irregularidade, que resulte dano ao erário, as Diretorias do DER bem como as Divisões Regionais, sob pena de responsabilidade e sem prejuízo dos procedimentos disciplinares, deverão tomar imediatas providências para assegurar o respectivo ressarcimento e instaurar desde logo a tomada de contas, comunicando o fato ao SVS no dia seguinte, para encaminhamento ao Tribunal de Contas no prazo de 3 (três) dias.
DAS DILIGÊNCIAS E REQUISIÇÕES DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES POR OFÍCIOS INTIMAÇÕES E ACORDÃOS
Artigo 15 – A Divisão de Pessoal – (DHA/DA), deverá encaminhar ao Egrégio Tribunal de Contas, nos prazos estabelecidos nos artigos 84 e 85 das Instruções n o.1 da Resolução 9/98, relação das admissões, contratações, quadro atualizado de pessoal e de aposentadorias e pensões concedidas, devendo conservar, na DHA, à disposição do Tribunal de Contas, os processos de admissão do Pessoal, devidamente classificados segundo o fundamento do ato.
Artigo 16 – O SVS, para atendimento às requisições, ofícios, intimações e acórdãos do Egrégio Tribunal de Contas, instruirá expedientes e autos próprios, procederá à análise dos mesmos e encaminhará aos órgãos competentes para manifestação.
§ 1o - Os processos referentes às solicitações ao Tribunal de Contas,terão encaminhamento urgente e preferencial, não podendo permanecer, nos órgãos por onde tramitarem, por prazo superior a 3 (três) dias, de modo a possibilitar o cumprimento do prazo.
§ 2o - Completada a instrução dos processos, o SVS providenciará a resposta relativa às requisições e encaminhará os autos referentes aos Ofícios, Intimações e Acórdãos à Superintendência para elaboração de recurso que será encaminhado ao Egrégio Tribunal de Contas, tempestivamente,através de ofício.
§ 3o - Comprovada a entrega de ofício, através de registro que deverá ser efetuado junto ao Serviço de Protocolo do Tribunal de Contas, o processo será remetido ao SLA, para arquivamento.
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Artigo 17 – A inobservância dos prazos estabelecidos nesta DTM, ou a sonegação de qualquer documento ou informação, sujeitará os responsáveis a sanções cabíveis.
Artigo 18o – Caberá ao SVS zelar pelo fiel cumprimento da presente DTM.
Artigo 19o – Esta DTM entra em vigor nesta data, revogadas as DTM.s:
DTM-SUP/DER-003-01/02/84
DTM-SUP/DER-007-09/04/86
DTM-SUP/DER-020-21/10/87
DTM-SUP/DER-014-09/08/89
DTM-SUP/DER-011-08/06/90
DTM-SUP/DER-003-13/03/91
DEPARTAMENTO DE ESTRADAS DE RODAGEM, aos dez dias de junho de 1999.
SERGIO AUGUSTO DE ARRUDA CAMARGO
SUPERINTENDENTE
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