DTM-SUP/DER-003-01/02/1984
Estabelece normas internas do DER, referentes à remessa de documentos e prestação de informações ao E. Tribunal de Contas, bem como à tramitação de processos e documentos pertinentes. (1.11)
SENHORES DIRETORES DE DIRETORIAS, DE DIVISÕES DE ASSESSORIAS, CHEFE DE GABINETE, PROCURADOR CHEFE E PRESIDENTES DE GTs
O ENGENHEIRO OSCAR AMADO ZEBALLOS, SUPERINTENDENTE DO DEPARTAMENTO DE ESTRADAS DE RODAGEM, usando de suas atribuições e,
Considerando o disposto nas Instruções nºs 2/76 e 4/83, aprovadas pelas Resoluções nºs 114 e 7, do E.Tribunal de Contas, publicadas no DOE de 23/09/76 e 22/12/83, respectivamente;
Considerando ainda, o disposto nos artigos 21,§ 1º e 43, da Lei nº 10.319, de 16 de dezembro de 1968;
Considerando, finalmente, a necessidade da imediata revisão das normas internas do DER, que tratam da remessa de documentos e prestação de informações à referida Corte,
D E TE R M I N A:
Capítulo I
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Artigo 1º - Esta DTM regulamenta a prestação de informações e remessa de documentos ao E. Tribunal de Contas, para efeito de exame, julgamento e tomada de contas, bem como a tramitação interna de processos e documentos pertinentes.
Capítulo II
DOS BALANCETES, APURAÇÕES E DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS
Artigo 2º - Os balancetes mensais, dos sistemas: financeiro, patrimonial, de compensação e orçamentário serão remetidos ao E. Tribunal de Contas até o 20º dia útil, do mês seguinte, acompanhados das cópias das demonstrações mensais da despesa prevista, empenhada e paga, e segundas vias das notas de empenho, subempenho e anulação.
§ 1º - Para possibilitar o cumprimento do prazo estipulado neste artigo, a DFA remeterá os balancetes ao SVS até o 15º dia útil.
§ 2º - Fica a DFA autorizada a baixar instruções complementares, referendadas pela DA, para estabelecer, internamente, prazos para as unidades contábeis.
Artigo 3º - As demonstrações semestrais dos pagamentos de auxílios especiais e de cotas do ARE serão encaminhadas ao E. Tribunal de Contas, até o último dia dos meses de janeiro e julho.
Parágrafo Único – As demonstrações referidas neste artigo deverão ser remetidas ao SVS, com antecedência mínima de 15 (quinze) dias.
Artigo 4º - Para fins de tomada de contas dos responsáveis por almoxarifados, deverão ser remetidos ao E. Tribunal de Contas os seguintes documentos:
I – até o 10º dia do mês seguinte, cópia dos demonstrativos mensais de entradas e saídas de bens em estoque e, quando couber, o Termo de Passagem de Responsabilidade;
II – até o dia 20 de janeiro do exercício seguinte, cópia do inventário físico dos materiais existentes no almoxarifado em 31 de dezembro.
Parágrafo Único – As demonstrações referidas neste artigo, deverão ser remetidas ao SVS, com antecedência mínima de 5 (cinco) dias.
Artigo 5º - O Balanço Geral do exercício encerrado será remetido ao E. Tribunal de Contas, até o dia 20 de fevereiro do ano seguinte, acompanhado dos seguintes documentos:
a) demonstrativos e anexos, obedecidas as prescrições da Lei Federal nº 4320/64;
b) comprovante da publicação do Balanço Geral no DOE;
c) demonstrativo das inscrições em “Restos a Pagar”;
d) cópia do inventário físico dos materiais existentes no almoxarifado;
e) demonstrativo do inventário dos bens móveis e imóveis e dos valores, bem como das alterações havidas no exercício, relativamente às incorporações e desincorporações com as respectivas especificações;
f) relação da distribuição das cotas do Auxílio Rodoviário Estadual.
§ 1º As peças referidas neste artigo serão providenciadas pela DFA e remetidas, até o dia 20 de janeiro, ao SVS, que as auditará, emitindo parecer.
§ 2º - O parecer será enviado à Superintendência, até o dia 5 de fevereiro.
Artigo 6º - As prestações de contas de responsáveis por adiantamentos, após auditadas pelo SVS serão remetidas ao E. Tribunal de Contas, através dos processos originais, obedecendo o prazo estabelecido no artigo 43, da Lei 10.319/68.
Capítulo III
DOS CONTRATOS E CONVÊNIOS
Artigo 7º - Os contratos deverão ser encaminhados à Superintendência, para fins de aprovação e assinatura, acompanhados de:
I – dois exemplares do extrato do contrato, para publicação no DOE;
II – duas pastas, em modelo próprio, contendo cópia dos seguintes documentos:
a) fato gerador;
b) orçamento;
c) indicação dos recursos ou Nota de Reserva;
d) autorização da abertura de licitação;
e) edital;
f) publicação do edital no DOE;
g) cópia da Portaria designando a Comissão Julgadora;
h) ata da sessão de encerramento da licitação;
i) propostas dos licitantes;
j) quadro demonstrativo das propostas;
k) termo de julgamento da Comissão Julgadora
l) eventuais recursos;
m) publicação da adjudicação no DOE;
n) homologação;
o) publicação da homologação no DOE;
p) comprovante da garantia (quando exigida);
q) cronograma físico-financeiro;
r) autorizações e ou aprovações competentes, de acordo com as disposições normativas.
§ 1º - Na contratação com dispensa de licitação, os documentos referidos no item II, deste artigo, serão os seguintes:
a) fato gerador;
b) justificativas técnicas;
c) orçamento;
d) indicação dos recursos ou Nota de Reserva;
e) autorização da dispensa de licitação;
f) parecer jurídico;
g) ratificação pela autoridade superior, quando for o caso;
h) proposta;
i) autorização da despesa;
j) comprovante da garantia (quando exigida);
k) cronograma físico-financeiro;
l) autorizações e ou aprovações competentes, de acordo com as disposições normativas em vigor.
§ 2º - Quanto aos termos aditivos e modificativos, os documentos mencionados no item II, deste artigo, serão os seguintes:
a) fato gerador;
b) justificativas técnicas;
c) cronograma físico-financeiro;
d) indicação dos recursos ou Nota de Reserva;
e) autorização de despesa;
f) reforço da garantia (quando exigida);
g) autorizações e ou aprovações competentes, de acordo com as disposições normativas em vigor.
§ 3º - Antes do encaminhamento à Superintendência, os processos tramitarão pela DA/DFA, em caráter urgente e preferencial, com prazo de 5 dias úteis para o empenhamento da despesa, devendo uma cópia da Nota de Empenho ser autuada em cada pasta, apensada aos processos.
§ 4º A falta de qualquer documento dos enumerados neste artigo deverá ser devidamente justificada.
§ 5º - As propostas de termos aditivos e modificativos deverão ser encaminhadas à Superintendência, tempestivamente, devidamente instruídas, para fins de autorização e assinatura durante a vigência do prazo contratual.
§ 6º - O SVS encaminhará ao E. Tribunal de Contas uma das pastas referidas no inciso II, deste artigo, relativa a contratos de valor igual ou superior a 1.000 (hum mil) valores de referência, e todos seus respectivos termos aditivos e modificativos.
Artigo 8º - Os convênios, bem como todos seus respectivos termos aditivos e modificativos, deverão ser encaminhados à Superintendência, para fins de autorização e assinatura, acompanhados de:
I – dois exemplares do extrato do convênio, para publicação no DOE;
II – duas pastas, em modelo próprio, contendo cópia dos seguintes documentos:
a) fato gerador;
b) orçamento;
c) indicação dos recursos ou Nota de Reserva;
d) autorização de despesa;
e) lei municipal autorizando a municipalidade a assumir as respectivas obrigações;
f) autorizações e ou aprovações competentes, de acordo com as disposições normativas em vigor.
Parágrafo Único – Os processos, de que trata este artigo, observarão a tramitação do § 3º do artigo anterior.
Artigo 9º - Assinados os contratos, convênios e respectivos termos aditivos e modificativos, o CXG remeterá ao SVS, em caráter de urgência, as pastas citadas no inciso II dos artigos 7º e 8º.
Artigo 10 – Cumpridas as formalidades determinadas nos artigos anteriores, os processos serão remetidos ao SLA para publicação.
Parágrafo Único – O SVS, após certificar a publicação, encaminhará uma das pastas, mencionada no inciso II dos artigos 7º e 8º, ao E. Tribunal de Contas, dentro do prazo de 10 (dez) dias, contados a partir da data da publicação no DOE, referente aos contratos ou atos jurídicos análogos, superiores a 1.000 (hum mil) valores de referência e todos seus respectivos termos aditivos e modificativos, bem como os convênios de qualquer valor.
Artigo 11 – As liberações ou substituições de garantias relativas à execução de obras, compras e serviços, deverão ser comunicadas ao E. Tribunal de Contas, no prazo de 10 (dez) dias.
Artigo 12 – Tratando-se de liberações finais e garantias, as comunicações, aludidas no artigo anterior, deverão ser acompanhadas de:
I – termo de recebimento definitivo das obras ou serviços, com indicação expressa da existência ou não de pendências;
II – declaração da autoridade responsável pela obra ou serviço, quanto:
a) à observância dos prazos previstos;
b) às multas contratuais, devendo, em caso afirmativo, ser a declaração acompanhada de cópia da respectiva notificação;
c) à qualidade e perfeição das obras ou dos serviços executados;
d) ao cumprimento integral do contrato, desde que não ocorram pendências.
Artigo 13 – Na hipótese de anulação de Notas de Empenho deverá a DFA obter prévia autorização da autoridade competente.
Artigo 14 – Fica dispensada a remessa, ao E. Tribunal de Contas, de todos os instrumentos contratuais e atos jurídicos análogos, de valor igual ou inferior a 1.000 (hum mil) valor de referência, inclusive os ajustes de pessoal, excetuados os convênios.
Parágrafo Único – Toda a documentação, dispensada de remessa ao E. Tribunal de Contas, ficará à disposição daquela Corte, no SVS.
Capítulo IV
DAS DILIGÊNCIAS E REQUISIÇÕESDE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES
Artigo 15 – Os ofícios do E. Tribunal de Contas, referentes a requisições de informações e documentos, serão recebidos pelo SLA, que os autuará e encaminhará à Superintendência, para remessa ao SVS.
§ 1º - O SVS, após analisar as requisições, pedirá manifestação dos órgãos competentes.
§ 2º - Os processos referentes às requisições terão encaminhamento urgente e preferencial, não podendo permanecer, nos órgãos por onde tramitarem, por prazo superior a 3 (três) dias, de modo a possibilitar o cumprimento do parágrafo seguinte.
§ 3º - Completada a instrução dos processos, o SVS providenciará a resposta ao E. Tribunal de Contas, no prazo de 30 (trinta) dias, contados da data do recebimento do ofício.
§ 4º - Após as medidas determinadas no parágrafo anterior, o processo tramitará pela Superintendência para conhecimento e, em seguida, será remetido ao SLA para arquivo.
Capítulo V
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Artigo 16 – A inobservância dos prazos estabelecidos nesta DTM, ou a sonegação de qualquer documento ou informação, sujeitará os responsáveis a sanções cabíveis.
Artigo 17 – Caberá ao SVS zelar pelo fiel cumprimento da presente DTM.
Artigo 18 – Esta DTM entra em vigor nesta data, revogada a DTM-SUP/DER-004-18/02/77.
SUPERINTENDÊNCIA, 01 DE FEVEREIRO DE 1984
ENGº OSCAR AMADO ZEBALLOS
SUPERINTENDENTE DO DER
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