DTM-SUP/DER-004-18/02/1977
Consolida as normas internas do DER, referentes a remessa de documentos e prestação de informações ao E. Tribunal de Contas, bem como a tramitação de processos e documentos pertinentes estabelecendo prazos em caráter urgente e preferencial. (1.11)
SENHORES DIRETORES DE DIRETORIAS, DE DIVISÕES, DE ASSESSORIAS E PROCURADOR CHEFE
O ENGº OSCAR AMADO ZEBALLOS, RESPONDENDO PELO EXPEDIENTE DA SUPERINTENDÊNCIA DO DER, usando de suas atribuições e,
Considerando o disposto nas Instruções nºs 2/76 e 3/76, aprovadas pelas Resoluções nºs 114 e 115 do E. Tribunal de Contas publicadas no DOE de 25/09/76 e 07/10/76, respectivamente;
Considerando ainda o disposto nos artigos 21, § 1º e 43 da Lei nº 10.319, de 16 de dezembro de 1968;
Considerando, finalmente, a necessidade da imediata revisão e consolidação das normas internas do DER que tratam da remessa de documentos e prestação de informações à referida CORTE,
D E T E R M I N A:
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Artigo 1º - Esta DTM regulamenta a prestação de informações e remessa de documentos ao E. Tribunal de Contas, para efeito de exame, julgamento e tomada de contas, bem como a tramitação interna de processos e documentos pertinentes.
CAPÍTULO II
DOS BALANCETES, APURAÇÕES E DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS
Artigo 2º - Os balancetes mensais, dos sistemas: financeiro, patrimonial, de compensação e orçamentário, serão remetidos ao E. Tribunal de Contas até o 20º dia útil, após o encerramento do mês a que se referirem acompanhados das cópias das demonstrações mensais da despesa prevista, empenhada e paga e segundas vias das notas de empenho, subempenho e anulação.
§ 1º - Para possibilitar o cumprimento do prazo estipulado neste artigo, a DFA remeterá os balancetes ao SVS até o 15º dia útil.
§ 2º - Fica a DFA autorizada a baixar instruções complementares, referendadas pela DA, para estabelecer, internamente, prazos para as unidades contábeis.
Artigo 3º - As demonstrações semestrais dos pagamentos de auxílios especiais de cotas do ARE serão encaminhadas ao E. Tribunal de Contas até o último dia dos meses de Janeiro e Julho.
Parágrafo Único – As demonstrações referidas neste artigo deverão ser remetidas ao SVS com a antecedência mínima de 5 dias.
Artigo 4º - Para efeito da tomada de contas dos responsáveis por almoxarifados, deverão ser remetidos ao E. Tribunal os seguintes documentos.
a) Dentro de 10 dias úteis após o término do mês a que se referirem, cópias dos demonstrativos de entradas e saídas de bens em estoque (resumos);
b) Dentro de 10 dias úteis após o encerramento do exercício, cópias dos inventários físicos de materiais existentes nos almoxarifados.
Parágrafo Único – As demonstrações referidas neste artigo deverão ser remetidos ao SVS com a antecedência mínima de 5 dias.
Artigo 5º - O Balanço Geral do Exercício encerrado será remetido ao E. Tribunal até o dia 20 de fevereiro do ano seguinte, acompanhado dos seguintes documentos:
a) Comprovantes da publicação das quatro peças principais do DOE;
b) Demonstração e anexos, obedecidas as prescrições da Lei Federal nº 4.320, de 17 de março de 1964;
c) Demonstrações das inscrições em “Restos a Pagar”;
d) Cópia do inventário físico dos materiais existentes no almoxarifado;
e) Demonstrativo do inventário dos bens móveis e imóveis e dos valores, bem como das alterações havidas no exercício, relativamente às incorporações e desincorporações com as respectivas especificações;
f) A relação da distribuição das cotas do Auxílio Rodoviário Estadual do exercício encerrado.
§ 1º - As peças referidas neste artigo serão levantadas e providenciadas pela DFA e remetidas ao SVS até o dia 20 de janeiro, que as auditará emitindo parecer.
§ 2º - O parecer será remetido à Superintendência, para conhecimento e providências até o dia 5 de fevereiro.
Artigo 6º - As prestações de contas de responsáveis por adiantamentos, após auditadas pelo SVS, serão remetidas ao E. Tribunal de Contas, através dos processos originais, obedecendo o prazo estabelecido no artigo 43 da Lei nº 10.319/68.
CAPÍTULO III
DOS CONTRATOS E CONVÊNIO
Artigo 7º - Os contratos e seus respectivos Termos Aditivos e Modificativos deverão ser encaminhados à Superintendência, para fins de aprovação e assinatura, acompanhadas de:
1) Dois exemplares do extrato do contrato para publicação no DOE;
2) Duas pastas em modelo próprio contendo, cada uma,cópia dos seguintes documentos:
a) Fato gerador;
b) Estimativa da despesa;
c) Indicação dos recursos ou Nota de Reserva;
d) Autorização da abertura de licitação
e) Edital;
f) Publicação do Edital no Diário Oficial, em jornais diários e comunicação à entidade de classe;
g) Cópia da Portaria designando a Comissão Julgadora;
h) Ata da seção de encerramento da licitação
i) Propostas das licitantes;
j) Quadro demonstrativo das propostas;
k) Termo de julgamento da Comissão julgadora;
l) Publicação da adjudicação no Diário Oficial;
m) Orçamento da despesa.
n) Homologação e autorização da despesa;
o) Publicação da homologação no Diário Oficial;
p) Garantia (quando exigida);
q) Cronograma físico-financeiro, se couber;
r) Autorizações e ou aprovações competentes, de acordo com as disposições normativas em vigor.
§ 1º - O SVS encaminhará ao E. T. de Contas uma das pastas referidas no inciso 2 deste artigo relativa a contratos de valor igual ou superior a 1.000 (hum mil) valores de referência, bem como seus respectivos Termos Aditivos e Modificativos.
§ 2º - Nos casos de contratação, com a dispensa de licitação os documentos referidos no ítem 2 deste artigo serão os seguintes:
1 – Fato gerador;
2 – Estimativa da despesa;
3 – Indicação dos recursos ou Notas de Reserva;
4 – Autorização da dispensa de licitação;
5 – Ratificação pela autoridade superior, quando for o caso;
6 – Proposta;
7 – Orçamento da despesa;
8 – Autorização da despesa;
9 – Garantia (quando exigida)
10 – Cronograma físico-financeiro se couber;
11 – Autorizações e ou aprovações competentes, de acordo com as disposições normativas em vigor.
§ 3º - Antes do encaminhamento à Superintendência, os processos tramitarão pela DA/DFA, em caráter urgente e preferencial, com prazo de 5 dias úteis, para o empenhamento da despesa, devendo uma via da Nota de Empenho ser autuada no processo uma em cada pasta que se encontra em apenso; a DFA solicita ao SLA a reserva do respectivo número colocando-os nas pastas e preenchendo os claros dos documentos.
§ 4º - A falta de qualquer dos documentos enumerados neste artigo deverá ser devidamente justificada.
§ 5º - As propostas de termos aditivos e modificativos deverão ser encaminhadas à Superintendência, tempestivamente, devidamente instruídas e informadas para lavratura, de modo a possibilitar a assinatura dentro do prazo contratual.
§ 6º - Os convênios bem como seus respectivos Termos Aditivos e Modificativos deverão ser encaminhados à Superintendência, para fins de aprovação e assinatura, acompanhados de:
1) Dois exemplares do extrato do convênio para publicação no DOE;
2) Duas pastas em modelo próprio contendo, cada uma, cópia dos seguintes documentos:
a) Fato gerador;
b) Orçamento da despesa e memorial descritivo, se couber;
c) Indicação dos recursos ou Nota de Reserva, se couber;
d) Cronograma físico-financeiro, se couber;
e) Lei Municipal autorizando a municipalidade a assumir as respectivas obrigações;
f) Autorizações e ou aprovações competentes, de acordo com as disposições normativas em vigor.
§ 7º - Ocorrendo a hipótese de o DER se obrigar por despesas, os processos de que tratam este artigo, observarão a tramitação do § 3º do artigo anterior.
§ 8º - Quando o DER não se obrigar por despesas, as providências constantes do § 3º do artigo 7º, “in fine”, serão tomadas pela APT.
Artigo 9º - Assinados os contratos, convênios e respectivos Termos Aditivos e Modificativos, o Escritório do Gabinete da Superintendência separará os documentos a serem encaminhados ao E. Tribunal de Contas, e os remeterá em caráter de urgência ao SVS, dando encaminhamento normal do processo.
Artigo 10 - Cumpridas as formalidades determinadas nos artigos anteriores, os processos serão remetidos ao SLA para formalização e publicação.
Parágrafo Único – O SVS, após certificar a publicação, encaminhará uma das pastas referidas no inciso 2 dos artigos 7º e 8º, ao E. Tribunal de Contas, dentro do prazo de 20 dias, a contar da data da publicação, relativamente a todos os convênios e aos contratos de valor superior a 1.000 (hum mil) valores de referência, bem como seus respectivos Aditivos e Modificativos, retendo a outra para seu arquivo.
Artigo 11 - As liberações ou substituições de garantias para o cumprimento de contratos ou atos jurídicos análogos, referentes a execução de obras, compras e serviços deverão ser comunicadas ao Colendo Tribunal de Contas no prazo de 20 dias.
Artigo 12 - Tratando-se de liberações finais de garantias, deverão as comunicações aludidas no artigo anterior ser acompanhadas de:
1 – Termo de recebimento definitivo das obras ou serviços, com indicação expressa da existência ou não de pendências, reajustamentos ou acertos de qualquer natureza; e
2 – Declaração da autoridade responsável pela obra ou serviço, contendo informação sobre:
a) observância dos prazos previstos;
b) existência de multas contratuais devendo, em caso afirmativo, ser a declaração acompanhada de cópia de notificação expedida à firma multada;
c) manifestação sobre a qualidade e perfeição das obras ou serviços executados; e
d) na hipótese de não penderem quaisquer reajustamentos orçamentários ou acertos, indicação expressa de que o contrato se encontra integralmente cumprido.
Artigo 13 - Ocorrendo a necessidade de anulação de Notas de Empenho deverá a DFA submetê-la à autorização competente, mediante justificativa própria ou do órgão solicitante, quando houver.
CAPÍTULO IV
DA DISPENSA DE REMESSA
Artigo 14 - Fica dispensada a remessa ao E. Tribunal de Contas, de todos os instrumentos contratuais de valor igual ou inferior a 1000 (um mil) valores de referência vigentes na Capital do Estado, inclusive os ajustes de pessoal, que após auditados, permanecerão no SVS à disposição do E. Tribunal.
CAPÍTULO V
DAS DILIGÊNCIAS E REQUISIÇÕES DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES
Artigo 15 – Os ofícios do E. Tribunal de Contas referentes a requisições de informações e documentos serão recebidos pelo SLA que os autuará e encaminhará à Superintendência, para remessa ao SVS.
§ 1º - O SVS estudará as requisições e pedirá o pronunciamento dos órgãos competentes.
§ 2º - Os processos referentes às requisições terão encaminhamento urgente e preferencial, não podendo ser retidos nos órgãos por onde tramitarem, por prazo superior a 72 (setenta e duas) horas.
§ 3º - De posse dos dados e documentos necessários, o SVS providenciará o atendimento das requisições e diligências.
§ 4º - Após as medidas determinadas no parágrafo anterior, os autos tramitarão pela Superintendência, para conhecimento e em seguida serão remetidos ao SLA para arquivo.
CAPÍTULO VI
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Artigo 16 – A inobservância dos prazos estabelecidos nesta DTM ou a sonegação de qualquer documento ou informação, sujeitará aos responsáveis sanções cabíveis.
Artigo 17 – Caberá ao SVS zelar pelo cumprimento da presente DTM.
Artigo 18 - Esta DTM revoga as DTM-SUP/DER-013-18/07/74, DTM-SUP/DER-021-18/10/74, DTM-SUP/DER-020-12/09/75 e CRC-SUP/DER-005-12/09/1975.
Artigo 19 – Esta DTM entra em vigor nesta data.
ENGº OSCAR AMADO ZEBALLO
RESPONDENDO PELO EXPEDIENTE DA
SUPERINTENDÊNCIA DO DER
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