Exp. n° 020/APT/1980
DTM-SUP/DER-014-16/11/1983
Estabelece medidas para fiscalização de convênios, apresentação de relatórios trimestrais de situação física e posição financeira dos mesmos e dá outras providências. (4.2)
SENHORES DIRETORES DE DIRETORIAS, DE DIVISÕES, DE ASSESSORIAS, PROCURADOR CHEFE E CHEFE DE GABINETE
O ENGENHEIRO OSCAR AMADO ZEBALLOS, SUPERINTENDENTE DO DEPARTAMENTO DE ESTRADAS DE RODAGEM, no uso de suas atribuições legais e,
Considerando que o Tribunal de Contas do Estado vem solicitando, com freqüência, dados relativos à execução dos convênios;
Considerando que, para esse fim, a Assessoria de Planejamento terá de promover o acompanhamento físico e financeiro dos convênios assinados;
Considerando que há necessidade de se estabelecer prazos de encaminhamento das informações;
Considerando que, para não tumultuar os processos, há necessidade de uma coordenação eficaz do assunto, no âmbito da Regional.
Considerando finalmente, que há necessidade de unificação das instruções reguladoras das matérias,
D E T E R M I N A:
Artigo 1° - A Divisão Regional deverá:
I – apresentar, trimestralmente, relatório minucioso, com dados acumulados, do desenvolvimento físico da obra, da situação da doação da faixa de domínio, bem como da posição financeira dos convênios na área de sua jurisdição;
II – propor o encerramento ou rescisão de convênios, quando for o caso;
III – propor a lavratura de termos aditivos, desde que necessária à alteração da cláusula do convênio original antes do término de seu prazo.
§ 1º - O relatório a que se refere o inciso I deste artigo deverá ser entregue na EDP/APT até o dia 10 dos meses de janeiro, abril, julho e outubro, com os dados acumulados até o último dia do mês antecedente.
§ 2º - As providências suscitadas nos incisos II e III deste artigo deverão ser tomadas tão logo o fato ocorra, devendo o processo ser encaminhado à EDP.
Artigo 2° – A seção de Expediente da Divisão Regional deverá distribuir cópia dos convênios aos seguintes órgãos: à Residência que for designada para executar a obra; ao Serviço de Administração e à Seção de Contabilidade; ao Serviço de Operação; ao Serviço de Assistência Técnica e à Seção de Planejamento e Análise Regional desse Serviço, para que essas UNS possam ter controle dos mesmos, possibilitando informar aos órgãos da administração quando solicitado.
Artigo 3º - Os órgãos incumbidos da fiscalização ou execução da obra, objeto de convênio, deverão:
I – elaborar os relatórios referenciados no artigo 1º, inciso I, e tomar providências previstas nos incisos II e III do artigo 1º;
II – estabelecer entendimento com o órgão convenente, quando do convênio constar cláusula de ressarcimento, para fins de cumprimento das medidas financeiras, comunicando à Seção de Contabilidade o que couber.
Parágrafo único – A elaboração dos relatórios para cada convênio, deverá obedecer ao modelo anexo e às “Instruções” integrantes desta DTM, devendo ser entregue até o dia 5 dos meses de janeiro, abril, julho e outubro, à Seção de Planejamento e Análise Regional.
Artigo 4° - A Seção de Planejamento e Análise Regional deverá orientar o cumprimento desta DTM e centralizar as informações.
Parágrafo único – A Seção de Planejamento e Análise Regional agrupará essas informações, provindas das UNS fiscalizadoras e executoras, ou da Seção de Contabilidade, devendo encaminhá-las diretamente à EDP, no prazo fixado no artigo 1º.
Artigo 5º - Efetuado o recolhimento ou o pagamento, previsto no artigo 3º , nº II, a Seção de Contabilidade comunicará o evento à respectiva Residência e formalizará o processo, instruído com competente Guia de Receita ou Atestado de Pagamento, encaminhando-o à Seção de Planejamento e Análise Regional.
Artigo 6° - A equipe de Desenvolvimento – EDP, deverá:
a) – manter arquivo atualizado dos convênios em vigor no DER;
b) – fazer a análise dos relatórios recebidos dos órgãos executores;
c) – elaborar relatório geral dos convênios;
d) - dar conhecimento à DFA dos processos de recebimento ou de pagamento; e,
e) – propor, através da APT, as medidas necessárias à solução de problemas, quando for o caso.
Artigo 7° - A Assessoria de Planejamento estudará, analisará e informará processos oriundos das providências propostas no artigo 1º, inciso II e III desta DTM.
Artigo 8° - Esta DTM entra em vigor nesta data, revogadas as DTM –SUP/DER 023-31/10/75 e DTM – SUP/DER-007-22/08/78.
ENGº OSCAR AMADO ZEBALLOS
SUPERINTENDENTE
Ver DTM(s):
INSTRUÇÕES PARA PREEENCHIMENTO DAS
“FICHAS DE INFORMAÇÕES DOS CONVÊNIOS”
No preenchimento da “Ficha de informações dos Convênios” Vossas Senhorias deverão obedecer instruções, conforme seguem:
Campo I – DADOS GERAIS
Itens 1 a 10 – dados do convênio.
Campo II – DADOS COMPLEMENTARES
Item 11 – a) quando houver, citar o nº e a data do TAM;
b) quando não houver, apenas e expressão “não”.
Item 12 – a) quando houver, citar o novo prazo:
b) quando não houver, apenas e expressão “não”.
Item 13 – a) quando houver, citar o novo valor:
b) quando não houver, apenas e expressão “não”.
Item 14 – a) citar outras alterações que não as dos itens l2 e l3;
b) quando não, apenas a expressão “não”.
* OBS: Pode ocorrer de se alterar todos os itens a uma tempo só.
Campo III – EXECUÇÃO
Item 15 – apenas as expressões “sim” ou “não”.
Item 16 – apenas as expressões “sim” ou “não”.
Item 17 – constar o nº do contrato e a firma empreiteira.
Campo IV – ANDAMENTO
Item 18 – data de início, de acordo com o convênio.
Item 19 – data do término, de acordo com o convênio.
Item 20 – a) data prevista para a conclusão da obra desde que diferente daquela estatuída em convênio;
b) se o convênio estiver em andamento e a obra estiver em execução citar apenas a expressão “andamento”;
c) se o convênio estiver em plena vigência e a obra não foi iniciada citar a expressão “não iniciada”.
Campo V - DESENVOLVIMENTO FÍSICO
Item 21 - a) neste caso deseja-se saber se a faixa já foi ou não doada ao DER e essa circunstância deverá ser citada:
b) quando se tratar do relatório final (obra concluída) a faixa deverá estar toda doada e essa circunstancia deverá ser citada. Caso contrário constitui uma pendência para encerramento do Convênio.
Item 22 – a) quando concluída, citar a expressão “executada”;
b) quando ainda não atacada, citar a expressão “não iniciada”;
c) quando em andamento, citar a parte executada em “quilômetros lineares” ou “em percentual”.
Item 23 – proceder como no item 22.
Item 24 – desdobrar em “base” e “capa” e proceder como no item 22, para ambas.
Item 25 – a) quando concluída, citar a expressão “executada”;
b) quando não atacada, citar a expressão “não iniciada”;
c) quando em andamento, citar as fases da execução:
I - fundações, em percentual;
II - infraestrutura, em percentual;
III - superestrutura, em percentual.
Item 26 – a) quando concluída (capa) citar a expressão “capa executada”;
b) quando não atacada (capa), citar a expressão “capa não iniciada“;
c) quando em andamento, citar a capa executada em “quilômetros lineares” ou “em percentual”.
Campo VI - DESENVOLVIMENTO FINANCEIRO
Item 27 - apropriação dos serviços executados, acumulados até a data estabelecida para o relatório quando por Administração Direta.
Item 28 - valor da última medição (acumulada) dentro do período estabelecido para o relatório, quando executado por empreitada.
* * OBS: Referente itens 27 e 28: quando ocorrer uma, não ocorrerá a outra hipótese. Neste caso citar a expressão “não é o caso”.
Item 29 – a) quando no convênio houver cláusula de ressarcimento em dinheiro, mas que o órgão convenente ainda não o fez, indicar a expressão “ainda não recolheu”;
b) quando houver recolhido, citar o valor do recolhimento efetuado.
Item 30 - a) no caso da alínea “a” do item 29, citar a expressão “não”;
b) no caso da alínea “b” do item 29, citar o nº da Guia de Receita e a data de sua quitação.
Item 31 - a) no caso de alínea “a” do item 29, constar o valor que o órgão terá que recolher que corresponde a sua participação;
Item 32 - b) no caso da alínea “b” do item 29 quando o órgão já houver recolhido constar simplesmente a expressão “nada”.
***OBS: 1) Referentes aos itens 29, 30, e 31 são para os casos em que o órgão convenente tem participação, com ressarcimento em dinheiro. Caso contrário, citar a expressão “não é o caso”.
2) No caso de o órgão convenente haver recolhido parte do valor de sua participação, constar no item 29 a parte recolhida e no item 31 a diferença que falta para recolher, em função da participação total.
Item 32 – a) quando do convênio constar cláusula de pagamento pelo DER ao outro convenente, mas que ainda não o fez, constar a expressão “ainda não pagou”;
b) quando houver pago, citar o valor pago pelo DER.
Item 33 - No caso da alínea “a” acima, constar o valor que o DER terá que pagar ao outro convenente que corresponderá ao montante da participação do DER.
****OBS: Referentes aos 32 e 33.
1) São para os casos em que o DER tem participação financeira;
2) No caso em que o DER já tenha pago parte do montante de sua participação, deverá constar no item 32 a parte paga e no item 33 a diferença que falta para ser paga em função da participação total.
Campo VII – CONCLUSÃO
Item 34 – a) quando as obras estiverem em andamento constar apenas a expressão “andamento”;
b) quanto as obras estiverem concluídas, constar a data de conclusão.
Item 35 - a) quando as obras estiverem em andamento, constar apenas a expressão “andamento”.
b) quando as obras estiverem concluídas constar o termo de recebimento das obras, se houver, mesmo que seja o termo referente ao contrato pelo qual foram executadas as obras (neste caso citar o fato).
Item 36 - a) quando as obras estiverem em andamento citar a expressão “andamento”;
b) quando as obras estiveram concluídas e se todas as cláusulas estiverem satisfeitas constar a expressão “todas”;
c) caso haja alguma claúsula que não tenha sido satisfeita, citar a expressão “há pendência” e fazer constar com pormenores no item 39, do Campo VIII.
Item 37 - proceder como no item 36.
Item 38 - a) quando as obras estiverem em andamento, citar a expressão “andamento”,
b) quando a obra estiver concluída, mas houver citação de qualquer pendência nos itens 36 e 37 constar a expressão “não”;
c) quando constar a expressão “todas” nos itens 36 e 37, citar taxativamente “pode ser encerrado”.
VIII – OUTRAS INFORMAÇÕES
Item 39 - a) quando as obras estiverem em andamento citar a expressão “andamento”;
b) citar detalhadamente as pendências dos itens 36 e 37 e quaisquer outras informações que julgar necessárias;
c) neste item deverão constar os casos de participação em fornecimento ou em serviços quando o órgão convenente tiver cumprido essa condição.
d) Ainda neste item, deverão ser citados, com detalhes, todas as alterações solicitadas e não consumadas (aditamentos: prazos, valor; outros: encerramento, denúncia, etc.).
CONCLUSÃO
1) Como se vê desde que a obra esteja em andamento, nenhum dos itens deverá ser deixado em branco;
2) Quaisquer informações, onde o espaço da ficha mostrar-se insuficiente poderão ser completadas em folha separada, colocando-se o número do respectivo convênio bem como a repetição do item complementado.
