Expediente nº 955049/17/SUP/2005-5º Vol.
DTM-SUP/DER-011-13/09/2016
Estabelece procedimentos para eliminação de documentos de arquivo no DER. (1.6)
SENHORES, CHEFE DE GABINETE, DIRETORES DE DEPARTAMENTO, COORDENADORES DE ÁREAS DE TRABALHO, DIRETORES DE DIVISÃO E ASSESSORIAS E PROCURADORA DE AUTARQUIA CHEFE:
O Superintendente do Departamento de Estradas de Rodagem, no uso de suas atribuições,
considerando o disposto nos Decreto_nº_48.897 e nº_48.898 , ambos de 27 de agosto de 2004, que dispõem respectivamente, sobre os Arquivos Públicos, os documentos de arquivo e sua gestão, os Planos de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo e da aprovação do Plano e Tabela acima citados;
considerando que é dever dos órgãos e entidades da Administração Pública promover a gestão transparente de documentos, bem como assegurar o acesso às informações neles contidas, de acordo com o § 2º do artigo 216 da Constituição Federal e com o artigo 1º da Lei_Federal_nº_8.159, de 08 de janeiro de 1991 e regulamentação pela Lei_Federal_nº_12.527, de 18 de novembro de 2011;
considerando, finalmente, a oportunidade de regulamentar o procedimento sobre o assunto, no âmbito do Departamento, determina:
Artigo 1º - A eliminação de documentos é de competência da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA -, que a executará mediante análise dos documentos para certificação do cumprimento dos prazos de guarda estabelecidos no Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos Atividades Meio e Fim do DER.
Parágrafo único – Para efeito de eliminação de documento, cujo encerramento está condicionado à aprovação das contas pelo Tribunal de Contas, o cumprimento do prazo de guarda deverá ter início após a data de aprovação do exercício ao qual o documento obteve sua conclusão e/ou pedido de arquivamento, conforme tabela constante do Anexo I.
Artigo 2º - O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio de “Relação de Eliminação de Documentos”, modelo constantes do Anexo II, mediante assinatura da autoridade competente responsável pela documentação produzida/acumulada.
§1º - Quando da eliminação de documento cujo registro conste de Sistemas Informatizados de Controle de Documentos, faz-se necessária a realização de atualização de seu registro com a informação de eliminação.
§2º - Os documentos destinados à eliminação devem ter capas plásticas e demais materiais de armazenamento, como pastas e caixas de arquivo extraídos para reutilização.
§ 3º - É vedada a eliminação de documentos, os quais não obtiveram série documental, prazo de guarda e destinação oficializados através dos normativos Planos de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos Atividades Meio e Fim do DER.
§ 4º - Documentos que por força das informações nele contidas apresentem valor histórico e/ou comprobatório, independentemente da indicação de eliminação, devem ser selecionados como “amostragem documental” e arquivados de forma permanente, para a preservação da memória institucional.
Artigo 3º - A CADA dará publicidade do ato de Eliminação dos Documentos através da publicação no Diário Oficial do Estado mediante Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, no qual consignará o prazo de 30 (trinta) dias para possíveis manifestações de partes interessadas e, decorrido este período, será realizada a sua fragmentação.
Artigo 4º - Esta DTM entra em vigor nesta data, produzindo seus efeitos a partir e inclusive para este exercício.
ENGº ARMANDO COSTA FERREIRA
SUPERINTENDENTE DO DER
MN/mad
ANEXO I
TABELA DE APROVAÇÃO DAS CONTAS DO DEPARTAMENTO DE ESTRADAS DE RODAGEM PELO TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO
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Exercício (ano) |
Data do julgamento |
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2005 |
09/02/2008 |
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2006 |
23/03/2009 |
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2007 |
22/09/2009 |
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2008 |
03/08/2011 |
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2009 |
30/12/2012 |
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2010 |
07/11/2012 |
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2011 |
12/02/2014 |
ANEXO II
RELAÇÃO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS SIGLA - Nº / ANO
Função: (identificar e descrever conforme Plano de Tabela Meio e Fim do DER)
Sub-função: (identificar e descrever conforme Plano de Tabela Meio e Fim do DER)
Atividade: (identificar e descrever conforme Plano de Tabela Meio e Fim do DER)
Série documental: (identificar e descrever conforme Plano de Tabela Meio e Fim do DER)
Datas-limite: (ano do documento mais antigo- ano do documento mais recente)
Quantidade: (informar montante em caixas ou metros cúbicos)
Observações complementares: (demais informações que se fizerem necessárias)
Local e data
Nome e assinatura do responsável pelo arquivo (setorial ou central)
De acordo:
Nome e assinatura da autoridade competente da Unidade Produtora/Acumuladora
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