Protocolo DER nº 2233102/2019 - Volume 1

DTM-SUP/DER-032-30/11/2020
Reestrutura procedimentos para aplicação da gestão documental nos documentos oriundos de licitações para obras e serviços rodoviários. (1.6) (1.8)

SENHORES CHEFE DE GABINETE, DIRETORES DE DEPARTAMENTO, COORDENADORES DE ÁREAS DE TRABALHO, DIRETORES DE DIVISÃO E ASSESSORIAS E SENHORAS, DIRETORA DO SERVIÇO DE AUDITORIA E PROCURADORA DE AUTARQUIA CHEFE:
                        Considerando o disposto nos Decretos nº 48.897 e nº 48.898, ambos de 27 de agosto de 2004, que dispõem respectivamente, sobre os Arquivos Públicos, os documentos de arquivo e sua gestão, os Planos de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo e da aprovação do Plano e Tabela acima citados;
                        considerando que é dever dos órgãos e entidades da Administração Pública promover a gestão transparente de documentos, bem como assegurar o acesso às informações neles contidas, de acordo com o § 2º do artigo 216 da Constituição Federal e com o artigo 1º da Lei_Federal_nº_8.159, de 08 de janeiro de 1991 e regulamentação pela Lei_Federal_nº_12.527, de 18 de novembro de 2011;
                        considerando, finalmente, a necessidade de reestruturação de procedimentos estabelecidos no Regimento Interno do DER, instituído pela Portaria SUP/DER-065-1/06/1975, para aplicação da gestão documental nos documentos oriundos de licitações para obras e serviços rodoviários no âmbito do Departamento.
                        DETERMINA:
                        DO OBJETO:
                        Artigo 1º - O regramento estabelecido neste ato normativo, deve ser aplicado aos processos afetos a procedimentos licitatórios autorizados pelo dirigente da Autarquia, avocados à Coordenadoria de Gestão de Contratos - CCP/DP, conforme Portaria SUP/DER-040, de 22/06/2012, sob gestão nas Divisões Regionais, Diretorias de Engenharia, Operações e Planejamento.
                        DA PRODUÇÃO: 
                        Artigo 2º - Os processos de contratações de obras e serviços rodoviários devem ser classificados segundo o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos Atividades - Meio, função 004. Gestão de Bens Materiais e Patrimoniais, subfunção 004.01 Controle de compras, serviços e obras, atividade 004.01.05 Contratação de serviços e obras, em conformidade com as definições contidas dos artigos 6º e 13 da Lei_Federal_nº_8.666 /1993, segundo sua finalidade:
                        § 1º - Classificar pela série documental 04.01.05.01 Processo de contratação de obra pública, os processos cujo objeto consista na contratação de empresa para pavimentação, recapeamento, melhoria e recuperação de pista, bem como, realização de obras para duplicação de pista, construções de talude, canaletas de drenagem, acesso, rotatórias, pontes e passarelas.
                        §2º - Classificar pela série documental 04.01.05.03 Processo de contratação de serviço técnico profissional especializado, os processos que se tratam de contratação de empresa, cujo objeto consista em supervisão de obra, elaboração de projeto básico, executivo, estudos e relatórios necessários à realização de uma obra.
                        §3º - Classificar pela série documental 04.01.05.04 - Processo de contratação de serviço técnico profissional generalizado, os processos que se tratam de contratação de empresa para a execução de serviços que requeiram capacitação profissional e habilitação legal para seu desempenho dentro de normas técnicas adequadas, como serviços de manutenção e operação de rodovia.
                        §4º - Classificar pela série documental 04.01.05.08 Projeto de obra pública, o processo desdobrado para trâmite da aprovação de projeto, para assegurar sua preservação, mediante guarda permanente.
                        DO TRÂMITE:
                        Artigo 3º - Para a realização da gestão referenciada no artigo 1º, os processos de contratações de obras e serviços rodoviários serão desdobrados, para trâmite concomitante dos assuntos, conforme definição:
I. Execução: alterações contratuais e encerramento do contrato.
II. Indicação de Engenheiro: instrução quanto à responsabilidade técnica do serviço ou obra.
III. Medição: pagamentos das medições e documentos probatórios afetos ao recolhimento de encargos fiscal e previdenciário.
IV. Atestado: fornecimento de atestado de capacidade técnica. 
V. Relatório de Atividades: apresentação de relatórios dos serviços executados.
VI. Aprovação de Projeto: projeto aprovado.
                        § 1º - O procedimento de desdobramento consiste na abertura de processo de mesma série documental, para trâmite em paralelo de assuntos afetos a demanda do processo principal, caracteriza-se pelo registro de vínculo entre o(s) processo(s) desdobrado(s) (afeto aos itens I ao VI) e o processo principal (afeto a Licitação).
                        § 2º - Os processos desdobrados relacionados no artigo 3º tratarão das alterações ocorridas no contrato até o seu encerramento.
                         Artigo 4º- A CCP/DP realizará a abertura dos processos desdobrados referentes aos itens I e II e os direcionará para os gestores dos contratos para acompanhamento da execução, a abertura dos processos dos demais itens ficarão a cargo das áreas gestoras. 
                        Artigo 5º - Os processos desdobrados permanecerão na posse dos gestores até a perda da vigência dos mesmos, compreendida:
I) encerramento do contrato;
II) julgamento regular dos contratos selecionados ou objeto de remessa ao Tribunal de Contas;
III) aprovação das contas.
                        § 1º - O encerramento do contrato referenciado no inciso I, se dá pela formalização do Termo de Encerramento do contrato.
                        § 2º - Nos casos dos contratos enquadrados no inciso II, cujo julgamento da regularidade ocorrer posteriormente ao encerramento do contrato, deverá ser considerado o exercício da decisão e/ou acordão, para aprovação das contas.
                        § 3º - A aprovação das contas trata-se de julgamento realizado pelo Tribunal de Contas do Estado de São Paulo, em cumprimento ao inciso III, artigo 2º da Lei_Complementar_nº_709, de 14/01/1993, em análise da prestação de contas apresentada pelo DER ao término de cada exercício.
                        § 4º - A data de aprovação das contas poderá ser consultada, através de pesquisa no sitio do Tribunal de Contas pela matéria Balanço Geral do Exercício ou pelo Anexo I -Tabela de Aprovação das Contas do DER constante da DTM-SUP/DER-011-13/09/2016, alterada pela DTM-SUP/DER-005-09/10/2017. 
                        § 5º - A data da perda da vigência definirá a contagem do prazo de guarda, estabelecido em 12 anos pela Tabela de Temporalidade de Documentos, precedentes a eliminação. 
                        Artigo 6º - Caberá ao Serviço de Auditoria - SVS informar a CCP/DP, dos contratos selecionados e a decisão do julgamento pelo Tribunal de Contas.
                        §1º - Os Gestores serão comunicados pela CCP/DP quanto aos contratos na condição descrita neste artigo.
                        DO ENCERRAMENTO:
                        Artigo 7º - O encerramento do processo deverá ser realizado, mediante a perda da vigência, configurada pelo o cumprimento do artigo 6º.
                        § 1º - Preliminarmente ao encerramento do processo, os desdobrados nos incisos I e V do artigo 3º, deverão ser incorporados ao processo principal (licitatório), pela área gestora.
                        § 2º - A incorporação referenciada no § 1º deverá ser realizada, através da abertura de volumes subsequentes a continuidade do processo principal.
                        § 3º - O processo deverá ser instruído com despacho, indicando a condição que determinou o encerramento de sua vigência, como data de emissão do Termo de Encerramento do Contrato, se o mesmo foi selecionado pelo TCE e resultado do julgamento e data de aprovação das contas.
                        § 4º - O encerramento do processo dar-se-á pela emissão do Termo de Encerramento.
                        § 5º - Excetua-se do procedimento de incorporação dos desdobrados ao principal, o desdobrado no inciso VI do artigo 3º, classificado conforme § 4º artigo 2º, para guarda permanente. 
                        § 6º - Preliminarmente ao encerramento do processo, a área gestora deverá avaliar se o processo pode ser considerado de valor histórico e caracterizá-lo como "amostragem documental", conforme artigo 5º da DTM-SUP/DER- 015-31/10/2018, para sua preservação, mediante guarda permanente.
                        § 7º - O valor histórico é atributo concedido ao processo que represente um acontecimento, fato ou situação relevante para a história do DER e da sociedade.
                        DO ARQUIVAMENTO PROVISÓRIO:
                        Artigo 8º - A área gestora poderá solicitar o arquivamento provisório do processo, posteriormente ao cumprimento do inciso I do artigo 5º.
                        § 1º - A solicitação deverá ser realizada, mediante despacho, informando a data de emissão do Termo de Encerramento do Contrato e motivo pelo não encerramento do processo, como o não cumprimento dos incisos II e III do artigo 5º.
                        § 2º - Os processos arquivados provisoriamente deverão ser acompanhados pela área gestora, que ficará responsável pelo encerramento do mesmo, mediante ao saneamento dos demais incisos.                                                                                                                                                                                       
                        DO SISTEMA LEGADO:
                        Artigo 9º - Os processos abertos em Sistema Legado deverão ser tratados em conformidade com o estabelecido nesta DTM.
                        § 1 º - As áreas gestoras de posse dos desdobrados deverão solicitar o desarquivamento do processo principal (licitatório), para realizar a incorporação descrita no artigo 7º, visando o encerramento do processo.
                        § 2º - Conforme estabelecido na DTM-SUP/DER-015-2019, os processos devem ser recadastrados no Sistema SPDOC.
                        Artigo 10 - Esta DTM entra em vigor nesta data.


PAULO CESAR TAGLIAVINI
SUPERINTENDENTE DO DER 
MAD
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