EXPEDIENTE Nº 9-31.011/DER/2005 DTM-SUP/DER-012-05/10/2005 Define procedimentos para despesas em regime de adiantamento. (1.3) SENHORES, CHEFE DE GABINETE, DIRETORES DE DEPARTAMENTO, COORDENADOR DE OPERAÇÕES, DIRETORES DE DIVISÃO, DE ASSESSORIAS E SENHORAS DIRETORA DO SERVIÇO AUDITORIA E PROCURADORA DE AUTARQUIA CHEFE: O Superintendente do Departamento de Estradas de Rodagem, no uso de suas atribuições, D E T E R M I N A: Artigo 1º - Fica condicionada à forma regulamentada por esta DTM a possibilidade de realização de despesas em regime de adiantamento, nos termos do inciso II do artigo 6º da Lei nº 10.320, de 16/12/1968. Artigo 2º - São despesas passíveis de realização através de adiantamento aquelas que não possam ou não convenham subordinar-se ao processo ordinário ou comum e, ainda, que não se refiram a parcelas de um mesmo serviço ou compra. Artigo 3º - Compatíveis com a natureza do órgão solicitante e, portanto, respeitado o disposto no artigo 6º, o numerário creditado a título de adiantamento, de conformidade com os artigos 39 e 40 da Lei nº 10.320, de 16/12/1968, prestar-se-á ao atendimento: I - de despesas extraordinárias e urgentes ou de despesas que, necessariamente, ocorram em local distante do órgão contábil e financeiro do DER; II - de despesas de conservação e de materiais de consumo; III - de despesas judiciais; IV - de diligências administrativas; V - de representação ou participação em eventos; VI - de carga postal; VII - de aquisição de imóvel; VIII - de indenizações e outras despesas decorrentes de acidentes de trabalho; e IX - de despesas miúdas e de pronto pagamento, como: selos postais, telegramas, comunicação eletrônica, materiais e serviços de limpeza e higiene, lavagem de roupa, café, lanches, pequenos carretos, transportes urbanos, pequenos concertos, água, luz, força e gás, aquisições avulsas de livros, jornais, revistas, encadernações, artigos de escritório e informática, desenho, impressos e papelarias em quantidade restrita e artigos farmacêuticos ou de laboratório. Artigo 4º - Toda solicitação de adiantamento sofrerá tramitação de processo em caráter urgente e preferencial e terá como documento gerador uma Requisição conforme modelo constante do ANEXO I que evidencia, conforme o caso: o órgão solicitante, o endereço/destino da aplicação, a descrição , respeitados os itens constantes do artigo anterior e, quando for o caso, das características e partes do bem que receberá aplicação. § 1º - Para aquisição de material deverá existir a declaração do almoxarifado, de sua não existência em estoque. § 2º - O limite máximo para cada aplicação é aquele definido no item II do artigo 24 da Lei Federal 8.666, de 21/06/1993, com redação alterada pela Lei Federal nº 9.648, de 27/05/1998, - outras compras e serviços - limite esse estipulado através de Resolução da Secretaria da Fazenda, publicada no Diário Oficial do Estado e corrigido, periodicamente, com base no IGPM/FGV. Artigo 5º - As solicitações de adiantamento deverão estar devidamente autorizadas pelo respectivo Diretor da unidade e os recursos serão concedidos aos funcionários /servidores devidamente indicados nos termos dos §§ 1º e 2º do Artigo 9º. Parágrafo único - Tratando-se da Coordenadoria de Operações a autorização de que cuida este artigo será do responsável pela área. Artigo 6º - Os adiantamentos serão processados para os órgãos abaixo, respeitados os limites mensais e tipos de despesas: I - Valor até R$ 8.000,00 I - SEDE DA - Diretoria de Administração - representação ou participação em eventos devidamente autorizados pela Superintendência. - gêneros alimentícios, gás, medicamentos, material de higiene e limpeza. - material de escritório e informática não existente em estoque. DE - Diretoria de Engenharia - representação ou participação em eventos devidamente autorizados pela Superintendência. - serviços de plotagem de desenhos e cópias reprográficas. - material de escritório e informática não existente em estoque. DP - Diretoria de Planejamento - representação ou participação em eventos devidamente autorizados pela Superintendência. - material de escritório e informática não existente em estoque. DO - Diretoria de Operações - representação ou participação em eventos devidamente autorizados pela Superintendência. - material de escritório e informática não existente em estoque. CO - Coordenadoria de Operações - representação ou participação em eventos devidamente autorizados pela Superintendência. - material de escritório e informática não existente em estoque. - materiais, equipamentos e serviços que visem a correção de situação de comprometimento da segurança do sistema operacional. DFF- Divisão de Contabilidade e Finanças - representação ou participação em eventos devidamente autorizados pela Superintendência. - outras despesas desde que caracterizadas como emergenciais e/ou essenciais às atividades da Autarquia, bem como aquelas já previstas para pagamento pelos demais detentores quando, comprovadamente, impossibilitados de realizá-las. SLA - Serviços de Atividades Gerais - despesas com vale resíduo (taxa da Prefeitura referente a entulho). - aquisição de peças para aparelhos telefônicos, cadeados, bloqueadores para telefonia, pilhas para aparelhos bip, exceto bens patrimoniais. - despesas com confecção de carimbos e chaves. - materiais e serviços para revisão, reparos e manutenção predial e de bens patrimoniais (móveis, equipamentos e utensílios) situados nos edifícios administrativos. - reprografia de documentos especiais e autenticação em ocasiões de urgência ou eventos específicos. - serviços de manutenção em áudio, vídeo, fax e microcomputadores desde que não conflitem com contratos existentes. - serviços micrográficos. - autenticação e reprodução de documentos. - correios, telégrafos e telex. - material de escritório e informática não existente em estoque. - materiais de primeiros socorros. SDG - Serviços de Divulgação e Relações Públicas - aquisição de jornais periódicos e publicações técnicas. - aquisição de materiais e serviços externos de laboratório fotográfico, xerocópia colorida. - aquisição de materiais e serviços necessários em caráter de emergência, para solenidades oficiais da Autarquia e atendimento à recepção de convidados e autoridades. - publicação de editais, atas em jornais de outros municípios fora da Capital do Estado de São Paulo, Diário Oficial da União e publicações Internacionais. - expedição de documentos junto a consulados, órgãos públicos e privados. - traduções e versões de caráter urgente. DME - Divisão de Equipamento e Patrimônio - bilhetes de seguros obrigatórios - DPVAT (Danos materiais e pessoais causados por veículos automotores de vias terrestres). - condução (ônibus e metrô). - serviços, peças, componentes, acessórios e outros materiais para imediata reparação de veículos e equipamentos da garagem. - pagamentos de frete aéreo em geral. - despesas com pedágio e estacionamento de veículos. - despesas com licenciamento e multas de veículos da Autarquia. STM - Serviço de Transportes Internos - peças, componentes, acessórios e outros materiais para imediata reparação de veículos. CPRv - Comando da Polícia Rodoviária - serviços, peças, componentes, acessórios e outros materiais para imediata reparação de veículos e equipamentos. - material de escritório e informática não existente em estoque. - serviços de lavanderia. - materiais e serviços para revisão, reparos e manutenção predial e de bens patrimoniais (móveis, equipamentos e utensílios) situados nas edificações de uso operacional da PMRv. - despesas com confecção de carimbos e chaves. II - DIVISÃO REGIONAL CX.n - Seção de Expediente - representação ou participação em eventos devidamente autorizados pela Superintendência. - material de escritório e informática não existente em estoque. - materiais e serviços para revisão, reparos e manutenção de bens patrimoniais (equipamentos e utensílios) da Divisão Regional. Epn.m - Equipe de Assistência Rodoviária - materiais, peças e serviços que visem corrigir a situação de operação de equipamentos sob responsabilidade da Equipe. CRM.n - Seção de Oficina Regional - materiais, peças e serviços que visem corrigir a situação de operação de equipamentos de responsabilidade da CRM.n. RCn.m - Seção de Residência de Conservação - material de escritório e informática não existente em estoque. - materiais, peças e serviços que visem corrigir a situação de operação de equipamentos de responsabilidade da RC. - lavagem de veículos. - peças, componentes, acessórios e outros materiais para imediata reparação de veículos. - despesas com pedágio. SM.n - Serviço de Equipamento e Patrimônio - lavagem de veículos. - peças, componentes, acessórios e outros materiais para imediata reparação de veículos. - despesas com pedágio. II - Valor até R$ 3.800,00 I - SEDE PJ - Procuradoria Jurídica - representação ou participação em eventos devidamente autorizados pela Superintendência. - xerox de processos judiciais. - condução (ônibus e metrô). - material de escritório e informática não existente em estoque. CPRv (GI) - material de escritório e informática não existente em estoque. CPRv (Seção de Comunicações) - materiais e serviços para manutenção de equipamentos de comunicação - material de escritório e informática não existente em estoque. II - DIVISÃO REGIONAL SC.n - Serviço de Operações - aquisição de materiais e serviços visando melhorias operacionais, circulação de veículos e pedestres, em função de eventos especiais ou em ocasiões de urgência. SA.n - Serviço de Administração - condução (ônibus e trem). - materiais, equipamentos e serviços que visem a correção de situação de comprometimento da segurança. - serviços de plotagem de desenhos e cópias reprográficas. - aquisição de peças para aparelhos telefônicos, cadeados, bloqueadores para telefonia, pilhas para aparelhos bip exceto bens patrimoniais. - despesas com confecção de carimbos. - materiais e serviços para revisão, reparos e manutenção predial e de bens patrimoniais (móveis, equipamentos e utensílios) situados nas Divisões Regionais. - reprografia de documentos especiais e autenticação em ocasiões de urgência ou eventos específicos. - serviços de manutenção em áudio, vídeo, fax e microcomputadores desde que não conflitem com outros contratos. BTL.n - Batalhão da Polícia Rodoviária - serviços, peças, componentes, acessórios e outros materiais para imediata reparação de veículos e equipamentos. - material de escritório e informática não existente em estoque. - serviços de lavanderia. - materiais e serviços para revisão, reparos e manutenção predial e de bens patrimoniais (móveis, equipamentos e utensílios) situados nas edificações de uso operacional da PMRv. - despesas com confecção de carimbos e chaves. CIA.n - Companhia da Polícia Rodoviária - serviços, peças, componentes, acessórios e outros materiais para imediata reparação de veículos e equipamentos. - material de escritório e informática não existente em estoque. - serviços de lavanderia. - materiais e serviços para revisão, reparos e manutenção predial e de bens patrimoniais (móveis, equipamentos e utensílios) situados nas edificações de uso operacional da PMRv. - despesas com confecção de carimbos e chaves. PEL.n - Pelotão da Polícia Rodoviária - serviços, peças, componentes, acessórios e outros materiais para imediata reparação de veículos e equipamentos. - material de escritório e informática não existente em estoque. - serviços de lavanderia. - materiais e serviços para revisão, reparos e manutenção predial e de bens patrimoniais (móveis, equipamentos e utensílios) situados nas edificações de uso operacional da PMRv. - despesas com confecção de carimbos e chaves. - III - Valor até R$ 3.000,00 I - SEDE CXG - Seção de Expediente - representação ou participação em eventos devidamente autorizados pela Superintendência. - condução (ônibus e metrô). - material de escritório e informática não existente em estoque. - materiais e serviços para revisão, reparos e manutenção de bens patrimoniais (equipamentos e utensílios) do Gabinete. - despesas com cartórios. - reconhecimento de firma e autenticação de documentos judiciais. SVS - Serviço de Auditoria - representação ou participação em eventos devidamente autorizados pela Superintendência. - material de escritório e informática não existente em estoque. STP - Serviço de Seleção e Aperfeiçoamento - representação ou participação em eventos devidamente autorizados pela Superintendência. - material de escritório e informática não existente em estoque. II - DIVISÃO REGIONAL ST.n - Serviço de Assistência Técnica - material de escritório e informática não existente em estoque. CRC.n - Seção de Recomposição e Melhoramentos - materiais, equipamentos e serviços que visem a correção de situação de comprometimento da segurança do sistema operacional. CCI/DR.9 - Centro de Convivência Infantil - gêneros alimentícios, gás, medicamentos, material de higiene e limpeza. CSA.n - Seção de Atividades Auxiliares - gêneros alimentícios, gás, medicamentos, material de higiene e limpeza. CPM.n - Seção de Controle de Próprios e Instalações - materiais e serviços para revisão, reparos e manutenção predial. § 1º - Adiantamentos para outros órgãos, ou em valores superiores aos limites estabelecidos, poderão ser autorizados em caráter excepcional pela Superintendência, desde que devidamente justificados. § 2º - A Procuradoria Jurídica e as Procuradorias Seccionais poderão solicitar adiantamentos específicos para desapropriação de imóvel, por via amigável ou judicial, para atendimento de despesas judiciais exigíveis e para pagamento de encargos trabalhistas, a saber: - certidões de propriedade e de filiação de registro de imóveis; - certidões negativas e de informações municipais; - despesas com cartas precatórias; - despesas com cartórios; - despesas com custos de fórum e dos tribunais; - despesas legais e judiciais; - notificação em cartórios de títulos e documentos; - reconhecimento de firma e autenticação de documentos judiciais; e - registro de cartas de adjudicação e de escrituras nos cartórios de registro de imóveis; § 3º - Os adiantamentos previstos no parágrafo anterior serão requisitados em nome do Procurador incumbido da efetivação do pagamento, devendo ser individualizados para cada processo. Artigo 7º - Toda aquisição, quando viável, será precedida de pesquisa de preços, conforme Decreto Estadual nº 34.350/91, em pelo menos 3 (três) estabelecimentos, pelo valor unitário, constando além da razão social da empresa, o endereço e o número de telefone, de conformidade com o modelo constante do ANEXO II, para consulta dos órgãos contábeis e do Serviço de Auditoria. Artigo 8º - O prazo improrrogável de aplicação dos adiantamentos de que trata esta DTM será de 30 (trinta) dias, subseqüentes ao recebimento do numerário. Artigo 9 º - Para cada Unidade definida no artigo 6º serão cadastrados, no mínimo, 3 (três) funcionários ou servidores denominados detentores, conforme comunicado CAF/CECI -2 - DOE de 08/05/1998. § 1º - Os detentores de contas de adiantamento serão indicados pelo respectivo diretor da unidade, com aprovação da DFF, após consulta ao Banco Nossa Caixa S.A. à ficha de cadastro de detentores, devendo sua eventual substituição obedecer aos mesmos critérios de indicação. § 2º - O Engenheiro responsável pela Coordenadoria de Operações indicará funcionários ou servidores que exerçam atividades na CO identificando sua Unidade de vinculação. § 3º - Os detentores, em caráter indelegável, serão os responsáveis pelo numerário, controle, movimentação e operacionalização dos adiantamentos, respeitados obrigatoriamente os procedimentos estabelecidos nessa DTM, inclusive tratando-se de representação ou participação em eventos.(ANEXO III) § 4º - A aprovação de outros órgãos não citados, ou de valores diferenciados dos estabelecidos no artigo 6º, nos termos do seu §1º, dependerão de prévia consulta à DFF quanto à disponibilidade orçamentária. § 5º - Não se fará adiantamento ao detentor que: I - não tenha prestado contas no prazo legal; II - dentro de 30 (trinta) dias, deixar de atender notificação para regularização de prestação de contas; e III - esteja em alcance. § 6º - As despesas deverão ser comprovadas através de documentos hábeis, originais e explícitos. § 7º - O documento comprobatório deverá ser emitido em nome do Departamento de Estradas de Rodagem do Estado de São Paulo, com seu respectivo CNPJ e endereço, bem como constar de forma clara, legível e sem rasuras, a descrição da compra realizada, o preço unitário, o valor total e a quitação do fornecedor. § 8º - Poderão ser aceitas notas fiscais simplificadas desde que acompanhadas de uma relação das mercadorias adquiridas, por espécie e respectivo preço, fornecida pelo próprio comerciante e, se possível, em papel timbrado. § 9º - Quaisquer eventuais emendas ou rasuras contidas em Notas Fiscais deverão ser ressalvadas através do documento COMUNICAÇÃO DE IRREGULARIDADE EM DOCUMENTO FISCAL, de conformidade com a legislação e regulamentação do ICMS. Rasuras ou emendas em outro tipo de documento (não fiscal), deverão ser devidamente ressalvadas com data e assinatura do emitente. § 10 - Todos os pagamentos, exceto em casos excepcionais, devidamente justificados na prestação de contas, deverão ser efetuados em cheques nominais, atendido o disposto no artigo 45 da Lei Estadual nº 10.320/1968. § 11 - Todos os comprovantes de despesas deverão ser visados pelo superior imediato do responsável pelo Adiantamento em sua prestação de contas. § 12 - Ocorrendo a existência de numerário não utilizado o valor correspondente deverá ser recolhido no primeiro dia útil, após o prazo de aplicação do adiantamento. § 13 - Na prestação de contas, que deverá ocorrer no máximo até 30 (trinta) dias após o prazo de aplicação, só serão admitidas despesas quando realizadas no período pertinente e deverá ser acompanhada do extrato bancário correspondente que demonstrará, inclusive, o eventual saldo recolhido, de conformidade com o parágrafo anterior. § 14 - Os seguintes documentos, deverão constar da prestação de contas do adiantamento: I - nota de empenho; II - nota lançamento (N.L.) de apropriação; III - ordem de débito/bancária; IV - nota de lançamento (N.L.) de baixa da prestação de contas; e V - guia do recolhimento de eventual saldo. Artigo 10 - Todas as despesas que contrariem o disposto nesta DTM, bem como aquelas não condizentes com a classificação orçamentária da Nota de Empenho serão anuladas e seus valores deverão ser recolhidos pelos tomadores dos adiantamentos à conta bancária específica do Departamento. Artigo 11 - Todos os adiantamentos concedidos serão controlados, respectivamente, pela Divisão de Contabilidade e Finanças e pelas Seções de Contabilidade das Divisões Regionais e serão auditados pelo Serviço de Auditoria que os disponibilizará à Diretoria de Fiscalização do E. Tribunal de Contas. Artigo 12 - Esta DTM entra em vigor nesta data ficando revogadas a DTM SUP/DER-006-20/04/1999, DTM-SUP/DER-013-02/07/1999 e DTM-SUP/DER-016-03/08/1999. DEPARTAMENTO DE ESTRADAS DE RODAGEM DO ESTADO DE SÃO PAULO, aos dias do mês de de 2005. ENGº MÁRIO RODRIGUES JUNIOR RESPONDENDO PELO EXPEDIENTE DA SUPERINTENDÊNCIA DO DER MN/mad ANEXO I REQUISIÇÃO DE ADIANTAMENTO ÓRGÃO SOLICITANTE NOME: LOTAÇÃO: ENDEREÇO: ANDAR - SALA AN TELEFONE OU RAMAL DESTINAÇÃO: SERVIÇO MATERIAL MATERIAL E SERVIÇO REPRESENTAÇÃO OU PARTICIPAÇÃO EM EVENTOS DESCRIÇÃO: DECLARO, A PEDIDO DO RESPONSÁVEL PELA CONTA ADIANTAMENTO QUE O MATERIAL EM REFERÊNCIA NÃO EXISTE EM ESTOQUE NESTA DATA. VISTO DO ALMOXARIFADO: NOME: CARGO: AUTORIZADO POR: NOME: CARGO/FUNÇÃO: ASSINATURA: DATA: APLICAÇÃO: ITEM APLICADO POR: ASSINATURA NOME/CARGO ANEXO II MAPA DE PESQUISA DE PREÇOS DE CONFORMIDADE COM O DECRETO Nº 34.350/1991 DISCRIMINAÇÃO DE MATERIAL EMPRESA 01 EMPRESA 02 EMPRESA 03 EMPRESA 04 EMPRESA 05 EMPRESA 01 02 03 04 05 DATA ANEXO III RECEBIMENTO DE NUMERÁRIO PARA FINS DE VIAGEM DE REPRESENTAÇÃO OU PARTICIPAÇÃO EM EVENTOS RECIBO RECEBI do Sr.(a)_____________________________________________ para fins de realizar viagem de ( ) representação ou ( ) participação em evento em data de _____/_____/_____ o valor de R$ __________ (_________________________________) comprometendo-me a prestar contas das despesas realizadas, no prazo de 48 horas (considerados os dias úteis), apresentando os documentos abaixo relacionados, sem emendas ou rasuras, devidamente visados pelo Diretor responsável: - Passagens de ida e volta; - Nota (s) Fiscal (is) referente (s) a hospedagem e refeições; e - Discriminação de itinerário e valor referente a transporte urbano, quando ocorrer. Declaro assumir a responsabilidade pelo ressarcimento do saldo remanescente no prazo acima citado, assim como responder por eventuais despesas glosadas por inadequadas à classificação orçamentária ou realizadas de forma não parcimoniosa e não condizentes com o padrão de austeridade da despesa pública, inclusive mediante desconto em folha de pagamento. DATA NOME MATRICULA RG. LOTAÇÃO