Expediente nº 9-02.009-17/DER/1999 DTM-SUP/DER-010-09/10/2001 Aprova procedimentos para recebimento de obras e serviços, bem como para instrução de processos que específica. (1.7) SENHORES, CHEFE DE GABINETE, DIRETORES DE DEPARTAMENTO, COORDENADOR DE OPERAÇÕES, DIRETORES DE DIVISÃO, DE ASSESSORIAS , DO SERVIÇO DE AUDITORIA E PROCURADORA DE AUTARQUIA CHEFE : O SUPERINTENDENTE DO DEPARTAMENTO DE ESTRADAS DE RODAGEM, no uso de suas atribuições, DETERMINA: Artigo 1º - Ficam aprovados os procedimentos para recebimento de obras e serviços, bem como para instrução de processos referentes a Liberação de Caução, Termo de Encerramento e Termo de Rescisão, constantes das Seções I a III em anexo. Artigo 2º - Esta DTM entra em vigor nesta data. ENGº PEDRO RICARDO F. BLASSIOLI SUPERINTENDENTE DO DER PROCEDIMENTOS PARA RECEBIMENTO DAS OBRAS E SERVIÇOS E DOCUMENTOS NECESSÁRIOS PARA LIBERAÇÃO DE CAUÇÃO, TERMO DE ENCERRAMENTO E TERMO DE RESCISÃO. SEÇÃO I RECEBIMENTO DE OBRA E SERVIÇO DE ENGENHARIA 1 - Concluída a obra e/ou serviço, o empreiteiro deverá promover, no prazo de até 5 (cinco) dias úteis, comunicação escrita ao Engenheiro Fiscal e este encaminhá - la ao Diretor do Serviço Técnico Regional. 2 - Em até 15 (quinze) dias da entrega da comunicação será realizada a vistoria, pelo Diretor do Serviço Técnico Regional, bem como, se couber, lavrado e assinado o Termo de Recebimento Provisório do objeto do contrato, formalizado de acordo com o modelo 1, em duas vias originais, iniciando-se o prazo de observação. 3 - Caso o edital não exija prazo de observação, realizada a vistoria e no prazo de 20 (vinte) dias, será lavrado e assinado o Termo de Conclusão do Contrato, de acordo com o modelo 5, em duas vias originais. 3.1 - Em se tratando de Contrato de Gerenciamento e/ou Acompanhamento Técnico o Termo de Conclusão somente será lavrado e assinado após a lavratura do Termo de Recebimento Definitivo do objeto do Contrato gerenciado. 3.1.1 - Constatada a impossibilidade de se efetuar o Recebimento Definitivo do objeto do Contrato gerenciado, o respectivo Termo poderá ser substituído por relatório detalhado de situação deste Contrato e exposição de motivos, elaborados pelo fiscal do Contrato gerenciado. 3.2 - Para os contratos de Elaboração de Projetos, o Termo de Conclusão somente será lavrado e assinado após a aprovação ou aceitação dos trabalhos pela Diretoria competente. 4 - Findo o prazo de observação, ou o prazo determinado em função de intervenções que se fizerem necessárias, e dentro de 10 (dez) dias, procederá o DER ao exame do objeto do Contrato para o seu Recebimento Definitivo, através de Comissão constituída pelo Engenheiro Fiscal, pelo Diretor da Divisão Regional, do Serviço de Assistência Técnica e do Serviço de Operações, por dois Engenheiros da Diretoria de Engenharia, indicados pelo Senhor Diretor de Engenharia, e um representante da Superintendência. 5 - Em decorrência desse exame, será elaborado pelos representantes da DE, Relatório de Inspeção relativo à obra ou serviço, conforme modelo 2, anexo. 6 - No ato do Recebimento Definitivo do objeto do Contrato será entregue aos responsáveis pela operação e conservação da obra concluída, o "as built" elaborado ou aprovado pelo Engenheiro Chefe da Seção de Fiscalização contendo os elementos indispensáveis ao conhecimento dos métodos e processos empregados nas obras e serviços, em mídia digital (CD-ROM) e impressa, tais como: * projetos geométricos e do pavimento, acompanhados de eventuais modificações devidamente aprovadas; * localização das jazidas e suas principais características; * projetos completos das pontes, viadutos e galerias, acompanhados de cópia das sondagens do subsolo; * cópia das Notas de Serviço; * projetos dos drenos, bueiros, canaletas e sarjetas; * traçado da rodovia levantado através do sistema GPS com uso de estações móveis instaladas em veículos, com a identificação dos pontos notáveis rodoviários, em especial cruzamentos, entroncamentos, obras de arte, fronteiras interestaduais e divisas municipais. (DTM SUP/DER-008-26/07/2000) * cadastro de desapropriações; * cadastro detalhado da drenagem subterrânea; * relação e localização dos serviços complementares, tais como: - revestimento vegetal, defensas, cercas e porteiras, sinalização horizontal e vertical, indicando material empregado, data da aplicação e duração mínima exigida, acompanhada de relatório dos ensaios das tintas empregadas; - demais elementos julgados de interesse à conservação e operação da obra ou trecho. 7 - A Comissão encarregada de proceder o Recebimento Definitivo examinará o Relatório apresentado, verificando o cumprimento do item anterior, aprovando-o, e formalizando o Termo Recebimento Definitivo de acordo com o modelo 4, em duas vias originais, no prazo de até 20 (vinte) dias do término do período de observação. 8 - Caso não haja condições de Recebimento Definitivo, essa situação deverá ser justificada no relatório modelo 3 anexo, devendo ser adotadas as providências requeridas para sua futura viabilização, com abertura de novo prazo de observação, após realizadas as correções. 9 - Quando, por qualquer razão não se concluir o objeto do Contrato, para instruir o processo de rescisão será lavrado o Termo de Vistoria ou o de Avaliação, no prazo máximo de 5 dias úteis da data determinada no despacho rescisório, ou ainda, da data da paralisação da obra, o que primeiro ocorrer. Os Termos serão formalizados de acordo com os modelos 6 ou 7, em duas vias originais, precedidos de verificação circunstanciada do estado em que as obras ou os serviços são recebidos, pelo Diretor da Divisão Regional, pelo Diretor do Serviço de Assistência Técnica e pelo Engenheiro Fiscal do Contrato. Caso haja partes ou sub-trechos concluídos, estes ficarão sujeitos ao prazo de observação fixado no Edital e a garantia contratual somente será devolvida após o Recebimento Definitivo dos mesmos. SEÇÃO II LIBERAÇÃO DE CAUÇÃO A solicitação de liberação final de garantia, deverá ser acompanhada de: I - CONTRATO DE OBRAS E SERVIÇOS DE ENGENHARIA 1 - Cópia da carta da contratada formalizando a entrega do objeto do contrato; 2 - Uma via original do Termo de Recebimento Provisório; 3 - Cópia do Relatório de Inspeção para Recebimento Definitivo realizada pela D.E. 4 - Uma via original do Termo de Recebimento Definitivo; 5 - Declaração da autoridade responsável diretamente pela execução contratual (Fiscal do Contrato) quanto a: * observância dos prazos previstos; * multas contratuais, devendo, em caso afirmativo, ser a declaração acompanhada de cópia do comprovante de recolhimento; * manifestação sobre a qualidade e perfeição das obras e/ou dos serviços executados; 6 - Manifestação da área contábil competente pela liquidação da despesa e pagamento sobre débitos pendentes. 7 - Manifestação do SVS sobre a situação da licitação/contrato/aditamentos junto ao Tribunal de Contas. II - CONTRATOS DE CONSERVAÇÃO, DE PROJETO E DE CONSULTORIA 1 - Uma via original do Termo de Conclusão do Contrato; 2 - Declaração do Fiscal do Contrato quanto a: * observância dos prazos previstos; * multas contratuais, devendo, em caso afirmativo, ser a declaração acompanhada de cópia do comprovante de recolhimento; * manifestação sobre a qualidade e perfeição dos serviços executados. 3 - Manifestação da área contábil competente pela liquidação da despesa e pagamento sobre débitos pendentes. 4 - Manifestação do SVS sobre a situação da licitação/contrato/aditamentos junto ao Tribunal de Contas. III - CONTRATO DE GERENCIAMENTO E OU ACOMPANHAMENTO TÉCNICO 1 - Via original do Termo de Conclusão do Contrato conforme modelo 5, acompanhado de cópia do Termo de Recebimento Definitivo do objeto do Contrato gerenciado e/ou do relatório e exposição de motivos referidos no item 3.1.1 da Seção I. 2 - Declaração da autoridade responsável diretamente pela execução contratual (Fiscal do Contrato) quanto a: * observância dos prazos previstos; * multas contratuais, devendo, em caso afirmativo, ser a declaração acompanhada de cópia do comprovante de recolhimento; * manifestação do Fiscal do Contrato de gerenciamento sobre a qualidade e perfeição da execução de seu objeto, ratificada pelo Fiscal do Contrato gerenciado. 3 - Manifestação da área contábil competente pela liquidação da despesa e pagamento sobre débitos pendentes. 4 - Manifestação do SVS sobre a situação da licitação/contrato/aditamentos junto ao Tribunal de Contas. IV - CONTRATO DE AQUISIÇÃO DE BENS 1 - Declaração da autoridade responsável diretamente pelo recebimento dos bens adquiridos (Fiscal do Contrato) quanto a: * adequação do bem às especificações constantes do instrumento de contratação ou Termo de Recebimento, nos casos enquadrados no § 8º do Artigo 15 da Lei nº 8.666/93; * observância dos prazos previstos; * multas contratuais, devendo, em caso afirmativo, ser a declaração acompanhada de cópia do comprovante de recolhimento. 2 - Manifestação da área contábil competente pela liquidação da despesa e pagamento sobre débitos pendentes. 3 - Manifestação do SVS sobre a situação da licitação/contrato/aditamentos junto ao Tribunal de Contas. V - CONTRATO DE SERVIÇOS NÃO LIGADOS A OBRAS E SERVIÇOS DE ENGENHARIA 1 - Declaração da autoridade responsável diretamente pelo acompanhamento da execução contratual (Fiscal do Contrato) quanto a: * adequação dos serviços executados às condições e especificações do instrumento de contratação; * observância dos prazos previstos; * multas contratuais, devendo, em caso afirmativo, ser a declaração acompanhada de cópia do comprovante de recolhimento. 2 - Manifestação da área contábil competente pela liquidação da despesa e pagamento sobre débitos pendentes. 3 - Manifestação do SVS sobre a situação da licitação/contrato/aditamentos junto ao Tribunal de Contas. VI - CONTRATOS RESCINDIDOS Os processos de devolução de caução de Contratos com rescisão autorizada deverão ser instruídos, conforme o tipo de Contrato, com os documentos competentes, especificados nos itens anteriores e ainda: * via original do Termo de Vistoria ou do Termo de Avaliação, conforme o caso, para os Contratos de obras e/ou serviços de engenharia; * cópia do despacho rescisório e de sua publicação no Diário Oficial; * guia de recolhimento, devidamente quitada, relativa à multa punitiva em casos de rescisão unilateral por inadimplência da contratada; * Termo de Rescisão, se já houver sido lavrado. As liberações ou substituições de garantias relativas à execução das obras, compras e serviços, deverão ser comunicadas ao Egrégio Tribunal de Contas, no prazo de 15 (quinze) dias. SEÇÃO III TERMOS DE ENCERRAMENTO E DE RESCISÃO As solicitações para aprovação dos Termos de Encerramento ou de Rescisão Contratual, deverão ser acompanhadas de: I - TERMO DE ENCERRAMENTO 1 - Uma via original do Termo de Recebimento Provisório, quando exigido; 2 - Uma via original do Termo de Recebimento Definitivo ou de Conclusão; 3 - Último cronograma físico/financeiro aprovado; 4 - Resumo das medições realizadas e medição final, informando, quando for o caso, os valores na moeda original e respectivas conversões para a moeda vigente; 5 - Declaração da autoridade responsável diretamente pela execução contratual (Fiscal do Contrato) quanto a: * observância dos prazos previstos; * multas contratuais, devendo, em caso afirmativo, ser a declaração acompanhada de cópia do comprovante de recolhimento ou de informação detalhada das providências que estão sendo adotadas para quitação do débito; * manifestação sobre a qualidade e perfeição das obras ou dos serviços executados, quando for o caso; * indicação expressa de que o contrato ou ato jurídico análogo encontra-se integralmente cumprido, não havendo pendências de reajustamentos ou acertos. 6 - Boletim Demonstrativo do Contrato; 7 - Planilha da dívida administrativa; 8 - Manifestação conclusiva da DFF sobre pendências relativas a correção monetária, pagamento, valor final contratual e saldo a anular; 9 - Manifestação do SVS sobre a situação da licitação/contrato/ aditamentos, junto ao Tribunal de Contas; 10 - Minuta do Termo. Obs: 1. No caso de contratos de aquisição de bens ou de execução de serviços não ligados a obras e serviços de engenharia, os Termos referidos nos itens 1 e 2 serão substituídos por declaração expressa do seu gestor quanto ao cumprimento total do objeto contratado, desconsiderando-se os itens 3 e 4. 2. Em havendo multa contratual pendente o Termo não poderá ter a cláusula de quitação. II - TERMO DE RESCISÃO 1 - Cópia da justificativa para rescisão acompanhada dos documentos pertinentes conforme o caso, cópia do despacho rescisório e respectiva publicação no Diário Oficial; 2 - Uma via original do Termo de Vistoria ou do Termo de Avaliação; 3 - Uma via original do Termo de Recebimento Provisório, quando exigido; 4 - Uma via original do Termo de Recebimento Definitivo, quando exigido; 5 - Quadro comparativo das quantidades de serviços contratadas e das realizadas; 6 - Quadro demonstrativo da posição contratual; 7 - Último cronograma físico/financeiro aprovado; 8 - Resumo das medições realizadas e medição final, informando, quando for o caso, os valores na moeda original e respectivas conversões para a moeda vigente; 9 - Declaração da autoridade responsável diretamente pela execução contratual (Fiscal do Contrato) quanto a: * multas contratuais, devendo, em caso afirmativo, ser a declaração acompanhada de cópia do comprovante de recolhimento ou de informação detalhada das providências que estão sendo adotadas para quitação do débito; * indicação expressa de que não há pendências de reajustamentos ou acertos. 10 - Boletim Demonstrativo do Contrato; 11 - Planilha da dívida administrativa; 12 - Manifestação conclusiva da DFF sobre pendências relativas a correção monetária, pagamento, valor final contratual e saldo a anular; 13 - Manifestação do SVS sobre a situação da licitação/contrato/ aditamentos, junto ao Tribunal de Contas; 14 - Minuta do Termo. Obs: 1. No caso de contratos de aquisição de bens ou de execução de serviços não ligados a obras e serviços de engenharia, os itens 2 a 4 , poderão ser substituídos por declaração expressa do seu gestor, quanto ao estágio de cumprimento do objeto contratado e o item 6 por informação quanto ao valor da parte executada, desconsiderando - se os itens 5, 7 e 8. 2. No caso de contratos ligados a obras e serviços de engenharia, não sujeitos a vistoria, o Termo competente é o de Avaliação. 3. Em havendo multa contratual pendente o Termo não poderá ter a cláusula de quitação. _______________________________________________________________ NOTA: Estes procedimentos complementam as normas vigentes, não as substituindo. MODELO 1 DEPARTAMENTO DE ESTRADAS DE RODAGEM DO ESTADO DE SÃO PAULO AUTOS Nº CONTRATO Nº DATA: OBJETO: (descrição clara e sucinta do objeto) CONTRATADA: TERMO DE RECEBIMENTO PROVISÓRIO Aos ( ) dias do mês de de , na sede da ,sita na em , presentes pela CONTRATADA o Sr. e pelo DER os Srs. Engenheiro Fiscal e Diretor do Serviço de Assistência Técnica, pelo primeiro, representando a CONTRATADA, foi dito que tendo terminado todos os serviços e obras objeto do contrato acima, vinha fazer a entrega provisória dos mesmos; pelo Engenheiro Fiscal foi dito que todos os serviços e obras do objeto do contrato foram executados e concluídos de acordo com o contrato e com os projetos e especificações respectivas; pelo Diretor do Serviço de Assistência Técnica foi dito que vistoriou os serviços e obras objeto do contrato e que os mesmos foram executados e acham-se concluídos, aceitando a entrega provisória dos mesmos, pelo que foi lavrado, lido perante todos e perante as testemunhas, Srs. e por todos assinado o presente Termo, o qual é documento bastante, a partir de cuja data se inicia a contagem do prazo de observação, que é de ( )dias. DIRETOR DO ST ENGENHEIRO FISCAL CONTRATADA TESTEMUNHA TESTEMUNHA MODELO 2 DEPARTAMENTO DE ESTRADAS DE RODAGEM DIRETORIA DE ENGENHARIA RELATÓRIO DE INSPEÇÃO PARA RECEBIMENTO DEFINITIVO DIVISÃO REGIONAL: CONTRATO Nº DATA: OBJETO: CONTRATADA: SENHOR DIRETOR DA D.E. A presente vistoria foi realizada em ...................., e contou com a presença dos Senhores Engenheiros: .......................... Representante da Contratada, ...................... Diretor da DR..., .......................Engenheiro Fiscal, ............................. Diretor do ST...., ...................... (representantes da D.E.), ............................. (representante da SUP). Durante o processo de vistoria para o Recebimento Definitivo do objeto do Contrato nº ............. não foram constatadas divergências em relação ao objeto ou irregularidades, conforme fotos anexadas, em número de ........, sendo que eventuais defeitos surgidos foram reparados durante o prazo de observação e as obras e serviços encontram-se em condições de serem recebidas. São Paulo, ............................................ (representante da D.E.) (representante da D.E.) MODELO 3 DEPARTAMENTO DE ESTRADAS DE RODAGEM DIRETORIA DE ENGENHARIA RELATÓRIO DE INSPEÇÃO PARA RECEBIMENTO DEFINITIVO DIVISÃO REGIONAL: CONTRATO Nº DATA: OBJETO: CONTRATADA: SENHOR DIRETOR DA D.E. A presente vistoria foi realizada em ..................., e contou com a presença dos Senhores Engenheiros:.......................... Representante da Contratada, :...................... Diretor da DR..., ....................... Engenheiro Fiscal, ............................. Diretor do ST...., ...................... (representantes da D.E.), ............................. (representante da SUP). Durante o processo de vistoria para o Recebimento Definitivo do objeto do Contrato nº .............., foram constatadas divergências em relação ao objeto ou irregularidades, conforme relatório e fotos anexados, estas em número de ........, não havendo condições do seu recebimento definitivo. São Paulo, ............................................ (representante da D.E.) (representante da D.E.) MODELO 4 DEPARTAMENTO DE ESTRADAS DE RODAGEM DO ESTADO DE SÃO PAULO DIVISÃO REGIONAL AUTOS Nº CONTRATO Nº DATA: OBJETO: CONTRATADA: TERMO DE RECEBIMENTO DEFINITIVO Aos ( ) dias do mês de de , na Sede da , à Rua nº na cidade de presentes os senhores representante da empresa, e a Comissão do DER composta pelos senhores respectivamente Diretor da Divisão Regional, Diretor do Serviço de Assistência Técnica, Diretor do Serviço de Operações, Engenheiro Fiscal e Engenheiros da Diretoria de Engenharia e da Superintendência, foi dito pelo representante da empresa, que tendo a contratada cumprido todas a exigências contratuais, bem como feito todos os reparos nos defeitos apontados pela Fiscalização por vícios de construção, durante o prazo de observação encerrado em / / , vinha fazer a entrega definitiva do objeto do contrato acima. Pela Comissão do DER, foi dito, falando cada qual por sua vez, que após o exame feito nas obras e serviços, objeto do contrato, aceitam a entrega definitiva dos mesmos, sendo lavrado o presente Termo, lido perante todos e as testemunhas Srs.: é por todos assinado, documento bastante e a partir de cuja data passa a ser responsabilidade da Divisão Regional, a conservação das obras objeto do contrato. de de CONTRATADA DIRETOR DA DR. DIRETOR DO ST DIRETOR DO SC ENGENHEIRO FISCAL ENGENHEIRO DA DE ENGENHEIRO DA DE ENGº DA SUPERINTENDÊNCIA TESTEMUNHA TESTEMUNHA MODELO 5 DEPARTAMENTO DE ESTRADAS DE RODAGEM DO ESTADO DE SÃO PAULO DIVISÃO REGIONAL AUTOS Nº CONTRATO Nº DATA: OBJETO: CONTRATADA: TERMO DE CONCLUSÃO DE CONTRATO Aos ( ) dias do mês de de , na Sede da , à Rua nº na cidade de presentes os senhores representante da Contratada, respectivamente, Diretor da Divisão Regional, Diretor do Serviço de Assistência Técnica, Engenheiro Fiscal, tendo em vista que o objeto do contrato foi totalmente cumprido, vem nesta data, e por meio do presente, declarar o mesmo concluído. Lido este Termo perante todos e as testemunhas é por todos assinado: REPRESENTANTE DA CONTRATADA DIRETOR DA DR. DIRETOR DO ST ENGENHEIRO FISCAL TESTEMUNHA TESTEMUNHA MODELO 6 DEPARTAMENTO DE ESTRADAS DE RODAGEM DO ESTADO DE SÃO PAULO AUTOS Nº CONTRATO Nº DATA: OBJETO: (descrição clara e sucinta do objeto) CONTRATADA: TERMO DE VISTORIA Aos ( ) dias do mês de de , a Comissão do DER composta pelos Srs. Diretor da Divisão Regional, Diretor do Serviço de Assistência Técnica, Diretor do Serviço de Operações e Engenheiro Fiscal, procedeu a vistoria das obras e dos serviços objeto do contrato, no estado em que os mesmos se encontram, conforme resumo abaixo: 1 - SUB TRECHO(S) CONCLUÍDO(S) - da estaca à estaca , com extensão de - .................................................................................................................... 2 - SUB TRECHO(S) NÃO CONCLUÍDO(S) 1.1 - Com fase(s) concluída(s) para recebimento (Discriminar fase e extensão/área/volume) 1.2 - Com fase(s) não concluída(s) (Discriminar) Para os sub trechos concluídos e relacionados no item 1 e para as fases concluídas relacionadas no subitem 2.1, passam a vigorar o prazo de observação de dias, fixado no Edital, findo o qual serão os mesmos recebidos em caráter definitivo. Para as fases não concluídas relacionadas no subitem 2.2 fica, a partir desta data, facultado ao DER sua conclusão imediata, por meios próprios, por licitação e contratação com terceiros, ou ainda nos termos do artigo 80 da Lei nº 8.666 de 21/06/1993, quando for o caso. DIRETOR DA DR. DIRETOR DO ST DIRETOR DO SC ENGENHEIRO FISCAL CONTRATADA TESTEMUNHA TESTEMUNHA MODELO 7 DEPARTAMENTO DE ESTRADAS DE RODAGEM DO ESTADO DE SÃO PAULO AUTOS Nº CONTRATO Nº DATA: OBJETO: (descrição clara e sucinta do objeto) CONTRATADA: TERMO DE AVALIAÇÃO Aos ( ) dias do mês de de , a Comissão do DER composta pelos Srs. Diretor da Divisão Regional, Diretor do Serviço de Assistência Técnica, Diretor do Serviço de Operações e Engenheiro Fiscal, procedeu a avaliação dos serviços objeto do contrato, entregues e recebidos pelo DER e concluiu que a CONTRATADA executou %( ) do referido objeto. Para o percentual não concluído, fica a partir desta data, facultado ao DER sua conclusão imediata, por meios próprios, por licitação e contratação com terceiros, ou ainda nos termos do artigo 80 da Lei nº 8.666 de 21/06/1993, quando for o caso. DIRETOR DA DR. DIRETOR DO ST DIRETOR DO SC ENGENHEIRO FISCAL CONTRATADA TESTEMUNHA TESTEMUNHA 1