DTM-SUP/DER-004-18/02/1977 Consolida as normas internas do DER, referentes a remessa de documentos e prestação de informações ao E. Tribunal de Contas, bem como a tramitação de processos e documentos pertinentes estabelecendo prazos em caráter urgente e preferencial. (1.11) SENHORES DIRETORES DE DIRETORIAS, DE DIVISÕES, DE ASSESSORIAS E PROCURADOR CHEFE O ENGº OSCAR AMADO ZEBALLOS, RESPONDENDO PELO EXPEDIENTE DA SUPERINTENDÊNCIA DO DER, usando de suas atribuições e, Considerando o disposto nas Instruções nºs 2/76 e 3/76, aprovadas pelas Resoluções nºs 114 e 115 do E. Tribunal de Contas publicadas no DOE de 25/09/76 e 07/10/76, respectivamente; Considerando ainda o disposto nos artigos 21, § 1º e 43 da Lei nº 10.319, de 16 de dezembro de 1968; Considerando, finalmente, a necessidade da imediata revisão e consolidação das normas internas do DER que tratam da remessa de documentos e prestação de informações à referida CORTE, D E T E R M I N A: CAPÍTULO I DAS DISPOSIÇÕES GERAIS Artigo 1º - Esta DTM regulamenta a prestação de informações e remessa de documentos ao E. Tribunal de Contas, para efeito de exame, julgamento e tomada de contas, bem como a tramitação interna de processos e documentos pertinentes. CAPÍTULO II DOS BALANCETES, APURAÇÕES E DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS Artigo 2º - Os balancetes mensais, dos sistemas: financeiro, patrimonial, de compensação e orçamentário, serão remetidos ao E. Tribunal de Contas até o 20º dia útil, após o encerramento do mês a que se referirem acompanhados das cópias das demonstrações mensais da despesa prevista, empenhada e paga e segundas vias das notas de empenho, subempenho e anulação. § 1º - Para possibilitar o cumprimento do prazo estipulado neste artigo, a DFA remeterá os balancetes ao SVS até o 15º dia útil. § 2º - Fica a DFA autorizada a baixar instruções complementares, referendadas pela DA, para estabelecer, internamente, prazos para as unidades contábeis. Artigo 3º - As demonstrações semestrais dos pagamentos de auxílios especiais de cotas do ARE serão encaminhadas ao E. Tribunal de Contas até o último dia dos meses de Janeiro e Julho. Parágrafo Único - As demonstrações referidas neste artigo deverão ser remetidas ao SVS com a antecedência mínima de 5 dias. Artigo 4º - Para efeito da tomada de contas dos responsáveis por almoxarifados, deverão ser remetidos ao E. Tribunal os seguintes documentos. a) Dentro de 10 dias úteis após o término do mês a que se referirem, cópias dos demonstrativos de entradas e saídas de bens em estoque (resumos); b) Dentro de 10 dias úteis após o encerramento do exercício, cópias dos inventários físicos de materiais existentes nos almoxarifados. Parágrafo Único - As demonstrações referidas neste artigo deverão ser remetidos ao SVS com a antecedência mínima de 5 dias. Artigo 5º - O Balanço Geral do Exercício encerrado será remetido ao E. Tribunal até o dia 20 de fevereiro do ano seguinte, acompanhado dos seguintes documentos: a) Comprovantes da publicação das quatro peças principais do DOE; b) Demonstração e anexos, obedecidas as prescrições da Lei Federal nº 4.320, de 17 de março de 1964; c) Demonstrações das inscrições em "Restos a Pagar"; d) Cópia do inventário físico dos materiais existentes no almoxarifado; e) Demonstrativo do inventário dos bens móveis e imóveis e dos valores, bem como das alterações havidas no exercício, relativamente às incorporações e desincorporações com as respectivas especificações; f) A relação da distribuição das cotas do Auxílio Rodoviário Estadual do exercício encerrado. § 1º - As peças referidas neste artigo serão levantadas e providenciadas pela DFA e remetidas ao SVS até o dia 20 de janeiro, que as auditará emitindo parecer. § 2º - O parecer será remetido à Superintendência, para conhecimento e providências até o dia 5 de fevereiro. Artigo 6º - As prestações de contas de responsáveis por adiantamentos, após auditadas pelo SVS, serão remetidas ao E. Tribunal de Contas, através dos processos originais, obedecendo o prazo estabelecido no artigo 43 da Lei nº 10.319/68. CAPÍTULO III DOS CONTRATOS E CONVÊNIO Artigo 7º - Os contratos e seus respectivos Termos Aditivos e Modificativos deverão ser encaminhados à Superintendência, para fins de aprovação e assinatura, acompanhadas de: 1) Dois exemplares do extrato do contrato para publicação no DOE; 2) Duas pastas em modelo próprio contendo, cada uma,cópia dos seguintes documentos: a) Fato gerador; b) Estimativa da despesa; c) Indicação dos recursos ou Nota de Reserva; d) Autorização da abertura de licitação e) Edital; f) Publicação do Edital no Diário Oficial, em jornais diários e comunicação à entidade de classe; g) Cópia da Portaria designando a Comissão Julgadora; h) Ata da seção de encerramento da licitação i) Propostas das licitantes; j) Quadro demonstrativo das propostas; k) Termo de julgamento da Comissão julgadora; l) Publicação da adjudicação no Diário Oficial; m) Orçamento da despesa. n) Homologação e autorização da despesa; o) Publicação da homologação no Diário Oficial; p) Garantia (quando exigida); q) Cronograma físico-financeiro, se couber; r) Autorizações e ou aprovações competentes, de acordo com as disposições normativas em vigor. § 1º - O SVS encaminhará ao E. T. de Contas uma das pastas referidas no inciso 2 deste artigo relativa a contratos de valor igual ou superior a 1.000 (hum mil) valores de referência, bem como seus respectivos Termos Aditivos e Modificativos. § 2º - Nos casos de contratação, com a dispensa de licitação os documentos referidos no ítem 2 deste artigo serão os seguintes: 1 - Fato gerador; 2 - Estimativa da despesa; 3 - Indicação dos recursos ou Notas de Reserva; 4 - Autorização da dispensa de licitação; 5 - Ratificação pela autoridade superior, quando for o caso; 6 - Proposta; 7 - Orçamento da despesa; 8 - Autorização da despesa; 9 - Garantia (quando exigida) 10 - Cronograma físico-financeiro se couber; 11 - Autorizações e ou aprovações competentes, de acordo com as disposições normativas em vigor. § 3º - Antes do encaminhamento à Superintendência, os processos tramitarão pela DA/DFA, em caráter urgente e preferencial, com prazo de 5 dias úteis, para o empenhamento da despesa, devendo uma via da Nota de Empenho ser autuada no processo uma em cada pasta que se encontra em apenso; a DFA solicita ao SLA a reserva do respectivo número colocando-os nas pastas e preenchendo os claros dos documentos. § 4º - A falta de qualquer dos documentos enumerados neste artigo deverá ser devidamente justificada. § 5º - As propostas de termos aditivos e modificativos deverão ser encaminhadas à Superintendência, tempestivamente, devidamente instruídas e informadas para lavratura, de modo a possibilitar a assinatura dentro do prazo contratual. § 6º - Os convênios bem como seus respectivos Termos Aditivos e Modificativos deverão ser encaminhados à Superintendência, para fins de aprovação e assinatura, acompanhados de: 1) Dois exemplares do extrato do convênio para publicação no DOE; 2) Duas pastas em modelo próprio contendo, cada uma, cópia dos seguintes documentos: a) Fato gerador; b) Orçamento da despesa e memorial descritivo, se couber; c) Indicação dos recursos ou Nota de Reserva, se couber; d) Cronograma físico-financeiro, se couber; e) Lei Municipal autorizando a municipalidade a assumir as respectivas obrigações; f) Autorizações e ou aprovações competentes, de acordo com as disposições normativas em vigor. § 7º - Ocorrendo a hipótese de o DER se obrigar por despesas, os processos de que tratam este artigo, observarão a tramitação do § 3º do artigo anterior. § 8º - Quando o DER não se obrigar por despesas, as providências constantes do § 3º do artigo 7º, "in fine", serão tomadas pela APT. Artigo 9º - Assinados os contratos, convênios e respectivos Termos Aditivos e Modificativos, o Escritório do Gabinete da Superintendência separará os documentos a serem encaminhados ao E. Tribunal de Contas, e os remeterá em caráter de urgência ao SVS, dando encaminhamento normal do processo. Artigo 10 - Cumpridas as formalidades determinadas nos artigos anteriores, os processos serão remetidos ao SLA para formalização e publicação. Parágrafo Único - O SVS, após certificar a publicação, encaminhará uma das pastas referidas no inciso 2 dos artigos 7º e 8º, ao E. Tribunal de Contas, dentro do prazo de 20 dias, a contar da data da publicação, relativamente a todos os convênios e aos contratos de valor superior a 1.000 (hum mil) valores de referência, bem como seus respectivos Aditivos e Modificativos, retendo a outra para seu arquivo. Artigo 11 - As liberações ou substituições de garantias para o cumprimento de contratos ou atos jurídicos análogos, referentes a execução de obras, compras e serviços deverão ser comunicadas ao Colendo Tribunal de Contas no prazo de 20 dias. Artigo 12 - Tratando-se de liberações finais de garantias, deverão as comunicações aludidas no artigo anterior ser acompanhadas de: 1 - Termo de recebimento definitivo das obras ou serviços, com indicação expressa da existência ou não de pendências, reajustamentos ou acertos de qualquer natureza; e 2 - Declaração da autoridade responsável pela obra ou serviço, contendo informação sobre: a) observância dos prazos previstos; b) existência de multas contratuais devendo, em caso afirmativo, ser a declaração acompanhada de cópia de notificação expedida à firma multada; c) manifestação sobre a qualidade e perfeição das obras ou serviços executados; e d) na hipótese de não penderem quaisquer reajustamentos orçamentários ou acertos, indicação expressa de que o contrato se encontra integralmente cumprido. Artigo 13 - Ocorrendo a necessidade de anulação de Notas de Empenho deverá a DFA submetê-la à autorização competente, mediante justificativa própria ou do órgão solicitante, quando houver. CAPÍTULO IV DA DISPENSA DE REMESSA Artigo 14 - Fica dispensada a remessa ao E. Tribunal de Contas, de todos os instrumentos contratuais de valor igual ou inferior a 1000 (um mil) valores de referência vigentes na Capital do Estado, inclusive os ajustes de pessoal, que após auditados, permanecerão no SVS à disposição do E. Tribunal. CAPÍTULO V DAS DILIGÊNCIAS E REQUISIÇÕES DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES Artigo 15 - Os ofícios do E. Tribunal de Contas referentes a requisições de informações e documentos serão recebidos pelo SLA que os autuará e encaminhará à Superintendência, para remessa ao SVS. § 1º - O SVS estudará as requisições e pedirá o pronunciamento dos órgãos competentes. § 2º - Os processos referentes às requisições terão encaminhamento urgente e preferencial, não podendo ser retidos nos órgãos por onde tramitarem, por prazo superior a 72 (setenta e duas) horas. § 3º - De posse dos dados e documentos necessários, o SVS providenciará o atendimento das requisições e diligências. § 4º - Após as medidas determinadas no parágrafo anterior, os autos tramitarão pela Superintendência, para conhecimento e em seguida serão remetidos ao SLA para arquivo. CAPÍTULO VI DAS DISPOSIÇÕES FINAIS Artigo 16 - A inobservância dos prazos estabelecidos nesta DTM ou a sonegação de qualquer documento ou informação, sujeitará aos responsáveis sanções cabíveis. Artigo 17 - Caberá ao SVS zelar pelo cumprimento da presente DTM. Artigo 18 - Esta DTM revoga as DTM-SUP/DER-013-18/07/74, DTM-SUP/DER-021-18/10/74, DTM-SUP/DER-020-12/09/75 e CRC-SUP/DER-005-12/09/1975. Artigo 19 - Esta DTM entra em vigor nesta data. ENGº OSCAR AMADO ZEBALLO RESPONDENDO PELO EXPEDIENTE DA SUPERINTENDÊNCIA DO DER Ver DTM(s): DTM-SUP/DER-013-18/07/1974 DTM-SUP/DER-021-18/07/1974 DTM-SUP/DER-020-12/09/1975 ?? ?? ?? ?? 1 DTM-SUP/DER-004-18/02/1977