DTM-SUP/DER-003-01/02/1984 Estabelece normas internas do DER, referentes à remessa de documentos e prestação de informações ao E. Tribunal de Contas, bem como à tramitação de processos e documentos pertinentes. (1.11) SENHORES DIRETORES DE DIRETORIAS, DE DIVISÕES DE ASSESSORIAS, CHEFE DE GABINETE, PROCURADOR CHEFE E PRESIDENTES DE GTs O ENGENHEIRO OSCAR AMADO ZEBALLOS, SUPERINTENDENTE DO DEPARTAMENTO DE ESTRADAS DE RODAGEM, usando de suas atribuições e, Considerando o disposto nas Instruções nºs 2/76 e 4/83, aprovadas pelas Resoluções nºs 114 e 7, do E.Tribunal de Contas, publicadas no DOE de 23/09/76 e 22/12/83, respectivamente; Considerando ainda, o disposto nos artigos 21,§ 1º e 43, da Lei nº 10.319, de 16 de dezembro de 1968; Considerando, finalmente, a necessidade da imediata revisão das normas internas do DER, que tratam da remessa de documentos e prestação de informações à referida Corte, D E TE R M I N A: Capítulo I DAS DISPOSIÇÕES GERAIS Artigo 1º - Esta DTM regulamenta a prestação de informações e remessa de documentos ao E. Tribunal de Contas, para efeito de exame, julgamento e tomada de contas, bem como a tramitação interna de processos e documentos pertinentes. Capítulo II DOS BALANCETES, APURAÇÕES E DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS Artigo 2º - Os balancetes mensais, dos sistemas: financeiro, patrimonial, de compensação e orçamentário serão remetidos ao E. Tribunal de Contas até o 20º dia útil, do mês seguinte, acompanhados das cópias das demonstrações mensais da despesa prevista, empenhada e paga, e segundas vias das notas de empenho, subempenho e anulação. § 1º - Para possibilitar o cumprimento do prazo estipulado neste artigo, a DFA remeterá os balancetes ao SVS até o 15º dia útil. § 2º - Fica a DFA autorizada a baixar instruções complementares, referendadas pela DA, para estabelecer, internamente, prazos para as unidades contábeis. Artigo 3º - As demonstrações semestrais dos pagamentos de auxílios especiais e de cotas do ARE serão encaminhadas ao E. Tribunal de Contas, até o último dia dos meses de janeiro e julho. Parágrafo Único - As demonstrações referidas neste artigo deverão ser remetidas ao SVS, com antecedência mínima de 15 (quinze) dias. Artigo 4º - Para fins de tomada de contas dos responsáveis por almoxarifados, deverão ser remetidos ao E. Tribunal de Contas os seguintes documentos: I - até o 10º dia do mês seguinte, cópia dos demonstrativos mensais de entradas e saídas de bens em estoque e, quando couber, o Termo de Passagem de Responsabilidade; II - até o dia 20 de janeiro do exercício seguinte, cópia do inventário físico dos materiais existentes no almoxarifado em 31 de dezembro. Parágrafo Único - As demonstrações referidas neste artigo, deverão ser remetidas ao SVS, com antecedência mínima de 5 (cinco) dias. Artigo 5º - O Balanço Geral do exercício encerrado será remetido ao E. Tribunal de Contas, até o dia 20 de fevereiro do ano seguinte, acompanhado dos seguintes documentos: a) demonstrativos e anexos, obedecidas as prescrições da Lei Federal nº 4320/64; b) comprovante da publicação do Balanço Geral no DOE; c) demonstrativo das inscrições em "Restos a Pagar"; d) cópia do inventário físico dos materiais existentes no almoxarifado; e) demonstrativo do inventário dos bens móveis e imóveis e dos valores, bem como das alterações havidas no exercício, relativamente às incorporações e desincorporações com as respectivas especificações; f) relação da distribuição das cotas do Auxílio Rodoviário Estadual. § 1º As peças referidas neste artigo serão providenciadas pela DFA e remetidas, até o dia 20 de janeiro, ao SVS, que as auditará, emitindo parecer. § 2º - O parecer será enviado à Superintendência, até o dia 5 de fevereiro. Artigo 6º - As prestações de contas de responsáveis por adiantamentos, após auditadas pelo SVS serão remetidas ao E. Tribunal de Contas, através dos processos originais, obedecendo o prazo estabelecido no artigo 43, da Lei 10.319/68. Capítulo III DOS CONTRATOS E CONVÊNIOS Artigo 7º - Os contratos deverão ser encaminhados à Superintendência, para fins de aprovação e assinatura, acompanhados de: I - dois exemplares do extrato do contrato, para publicação no DOE; II - duas pastas, em modelo próprio, contendo cópia dos seguintes documentos: a) fato gerador; b) orçamento; c) indicação dos recursos ou Nota de Reserva; d) autorização da abertura de licitação; e) edital; f) publicação do edital no DOE; g) cópia da Portaria designando a Comissão Julgadora; h) ata da sessão de encerramento da licitação; i) propostas dos licitantes; j) quadro demonstrativo das propostas; k) termo de julgamento da Comissão Julgadora l) eventuais recursos; m) publicação da adjudicação no DOE; n) homologação; o) publicação da homologação no DOE; p) comprovante da garantia (quando exigida); q) cronograma físico-financeiro; r) autorizações e ou aprovações competentes, de acordo com as disposições normativas. § 1º - Na contratação com dispensa de licitação, os documentos referidos no item II, deste artigo, serão os seguintes: a) fato gerador; b) justificativas técnicas; c) orçamento; d) indicação dos recursos ou Nota de Reserva; e) autorização da dispensa de licitação; f) parecer jurídico; g) ratificação pela autoridade superior, quando for o caso; h) proposta; i) autorização da despesa; j) comprovante da garantia (quando exigida); k) cronograma físico-financeiro; l) autorizações e ou aprovações competentes, de acordo com as disposições normativas em vigor. § 2º - Quanto aos termos aditivos e modificativos, os documentos mencionados no item II, deste artigo, serão os seguintes: a) fato gerador; b) justificativas técnicas; c) cronograma físico-financeiro; d) indicação dos recursos ou Nota de Reserva; e) autorização de despesa; f) reforço da garantia (quando exigida); g) autorizações e ou aprovações competentes, de acordo com as disposições normativas em vigor. § 3º - Antes do encaminhamento à Superintendência, os processos tramitarão pela DA/DFA, em caráter urgente e preferencial, com prazo de 5 dias úteis para o empenhamento da despesa, devendo uma cópia da Nota de Empenho ser autuada em cada pasta, apensada aos processos. § 4º A falta de qualquer documento dos enumerados neste artigo deverá ser devidamente justificada. § 5º - As propostas de termos aditivos e modificativos deverão ser encaminhadas à Superintendência, tempestivamente, devidamente instruídas, para fins de autorização e assinatura durante a vigência do prazo contratual. § 6º - O SVS encaminhará ao E. Tribunal de Contas uma das pastas referidas no inciso II, deste artigo, relativa a contratos de valor igual ou superior a 1.000 (hum mil) valores de referência, e todos seus respectivos termos aditivos e modificativos. Artigo 8º - Os convênios, bem como todos seus respectivos termos aditivos e modificativos, deverão ser encaminhados à Superintendência, para fins de autorização e assinatura, acompanhados de: I - dois exemplares do extrato do convênio, para publicação no DOE; II - duas pastas, em modelo próprio, contendo cópia dos seguintes documentos: a) fato gerador; b) orçamento; c) indicação dos recursos ou Nota de Reserva; d) autorização de despesa; e) lei municipal autorizando a municipalidade a assumir as respectivas obrigações; f) autorizações e ou aprovações competentes, de acordo com as disposições normativas em vigor. Parágrafo Único - Os processos, de que trata este artigo, observarão a tramitação do § 3º do artigo anterior. Artigo 9º - Assinados os contratos, convênios e respectivos termos aditivos e modificativos, o CXG remeterá ao SVS, em caráter de urgência, as pastas citadas no inciso II dos artigos 7º e 8º. Artigo 10 - Cumpridas as formalidades determinadas nos artigos anteriores, os processos serão remetidos ao SLA para publicação. Parágrafo Único - O SVS, após certificar a publicação, encaminhará uma das pastas, mencionada no inciso II dos artigos 7º e 8º, ao E. Tribunal de Contas, dentro do prazo de 10 (dez) dias, contados a partir da data da publicação no DOE, referente aos contratos ou atos jurídicos análogos, superiores a 1.000 (hum mil) valores de referência e todos seus respectivos termos aditivos e modificativos, bem como os convênios de qualquer valor. Artigo 11 - As liberações ou substituições de garantias relativas à execução de obras, compras e serviços, deverão ser comunicadas ao E. Tribunal de Contas, no prazo de 10 (dez) dias. Artigo 12 - Tratando-se de liberações finais e garantias, as comunicações, aludidas no artigo anterior, deverão ser acompanhadas de: I - termo de recebimento definitivo das obras ou serviços, com indicação expressa da existência ou não de pendências; II - declaração da autoridade responsável pela obra ou serviço, quanto: a) à observância dos prazos previstos; b) às multas contratuais, devendo, em caso afirmativo, ser a declaração acompanhada de cópia da respectiva notificação; c) à qualidade e perfeição das obras ou dos serviços executados; d) ao cumprimento integral do contrato, desde que não ocorram pendências. Artigo 13 - Na hipótese de anulação de Notas de Empenho deverá a DFA obter prévia autorização da autoridade competente. Artigo 14 - Fica dispensada a remessa, ao E. Tribunal de Contas, de todos os instrumentos contratuais e atos jurídicos análogos, de valor igual ou inferior a 1.000 (hum mil) valor de referência, inclusive os ajustes de pessoal, excetuados os convênios. Parágrafo Único - Toda a documentação, dispensada de remessa ao E. Tribunal de Contas, ficará à disposição daquela Corte, no SVS. Capítulo IV DAS DILIGÊNCIAS E REQUISIÇÕESDE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES Artigo 15 - Os ofícios do E. Tribunal de Contas, referentes a requisições de informações e documentos, serão recebidos pelo SLA, que os autuará e encaminhará à Superintendência, para remessa ao SVS. § 1º - O SVS, após analisar as requisições, pedirá manifestação dos órgãos competentes. § 2º - Os processos referentes às requisições terão encaminhamento urgente e preferencial, não podendo permanecer, nos órgãos por onde tramitarem, por prazo superior a 3 (três) dias, de modo a possibilitar o cumprimento do parágrafo seguinte. § 3º - Completada a instrução dos processos, o SVS providenciará a resposta ao E. Tribunal de Contas, no prazo de 30 (trinta) dias, contados da data do recebimento do ofício. § 4º - Após as medidas determinadas no parágrafo anterior, o processo tramitará pela Superintendência para conhecimento e, em seguida, será remetido ao SLA para arquivo. Capítulo V DAS DISPOSIÇÕES FINAIS Artigo 16 - A inobservância dos prazos estabelecidos nesta DTM, ou a sonegação de qualquer documento ou informação, sujeitará os responsáveis a sanções cabíveis. Artigo 17 - Caberá ao SVS zelar pelo fiel cumprimento da presente DTM. Artigo 18 - Esta DTM entra em vigor nesta data, revogada a DTM-SUP/DER-004-18/02/77. SUPERINTENDÊNCIA, 01 DE FEVEREIRO DE 1984 ENGº OSCAR AMADO ZEBALLOS SUPERINTENDENTE DO DER Ver DTM(s): DTM-SUP/DER-004-18/02/1977 2