-015-19/08/2019DER nº 2239967/2019
DTM-SUP/DER-015-19/08/2019
Estabelece procedimentos para recadastramento de documentos oriundos de Sistema Legado no Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações - SPDOC. (1.6)
SENHORES CHEFE DE GABINETE, DIRETORES DE DEPARTAMENTO, COORDENADORES DE ÁREAS DE TRABALHO, DIRETORES DE DIVISÃO E ASSESSORIAS E SENHORAS, DIRETORA DO SERVIÇO DE AUDITORIA, DA DIVISÃO DE CONTABILIDADE E FINANÇAS E PROCURADORA DE AUTARQUIA CHEFE:
O Superintendente do Departamento de Estradas de Rodagem, no uso de suas atribuições, e
considerando o Decreto nº 63.936, de 17 de dezembro de 2018, que dispõe sobre a administração, operação e implantação progressiva do Sistema SPDOC, integrante da política estadual de arquivos e gestão de documentos no âmbito da Administração Direta e Indireta do Estado de São Paulo;
considerando a oficialização do uso do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações - SPDOC, através DTM-SUP/DER-008-06/06/2019; e
considerando o interesse em promover a padronização de procedimentos para recadastramento no Sistema SPDOC, de documentos cadastrados nos Sistemas Legados de Protocolo, Sistema de Controle de Numeração de Documentos – SNPD e Sistema de Controle de Protocolo – NCPB;
DETERMINA:
Artigo 1º - A partir da data de 1º de julho de 2019, todo documento vigente em trâmite (conforme Instrução CADA 001/2019), encerrado e arquivado, produzido nos Sistemas Legados deve ser gradativamente recadastrado no Sistema SPDOC e ter sua Folha Líder substituída.
§ 1º - O recadastramento no SPDOC deve ser precedido de consulta no Sistema Legado (SNPD / NCPB), para análise do cadastro do documento, quanto à existência de volumes e vinculação a outro documento.
§ 2º - A informação cadastrada para o documento no Sistema Legado deve ser mantida, quando do recadastramento do mesmo no SPDOC, em especial as datas de cadastramento e encerramento.
§ 3º - A numeração de documento atribuída pelo Sistema Legado deve ser obrigatoriamente registrada no momento do seu recadastramento no Sistema SPDOC, no campo “SISTEMA LEGADO” em conformidade com o formato do Sistema NCPB.
§ 4º - O procedimento de recadastramento e substituição de Folha Líder deve ser realizado pela Unidade que estiver de posse do documento.
§ 5º - Caberá à área de competência do documento, verificar o cadastro realizado por terceiro e, se necessário, realizar as correções em sistema.
§ 6º - As Unidades de Arquivo (Setor de Protocolo e Arquivo de Divisões Regionais - TLA.n - e Setor de Arquivo do Serviço de Atividades Gerais - TAL) poderão requerer auxílio da Unidade Produtora competente para recadastramento dos documentos arquivados, bem como informações de encerramento, conforme estabelecido no § 3º do artigo 4º da DTM-SUP/DER-015-31/10/2018.
Artigo 2º - O documento que possuir volumes deve ser recadastrado e ter seus volumes gerados no SPDOC em igual conformidade.
Parágrafo único – O volume gerado no Sistema Legado de forma equivocada, para desdobramento e trâmite concomitante de assuntos correlatos ao documento principal, deve ser recadastrado como volume único vinculado ao documento principal recadastrado.
Artigo 3º - A paginação dos volumes recadastrados deve ser mantida, independentemente de estar incorreta, por descontinuidade de numeração nos volumes subsequentes e/ou inexistência de termos de encerramento e abertura para que a instrução do documento não seja prejudicada.
Parágrafo único - A correção de paginação dos volumes de documentos deve ser realizada quando a irregularidade for apontada por autoridade competente como prejudicial à instrução e andamento do documento.
Artigo 4º - A vinculação de um documento desdobrado do documento principal deve ser obrigatoriamente registrada no momento do seu recadastramento no Sistema SPDOC, no campo “DOCUMENTO INICIAL” em conformidade com a espécie do documento (Expediente, Papeleta de Remessa, Autos, entre outros), seu número e formato do Sistema NCPB.
Artigo 5º - O documento vigente (em trâmite) recadastrado deve ter registrada a informação de transição do Sistema Legado, através da emissão de despacho, com o seguinte texto:
Nesta data, em virtude da implantação do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações – SPDOC, instituído pela DTM- SUP/DER- 008-06/06/2019, em cumprimento ao Decreto nº 63.936, de 17/12/2018, este documento (citar número do Sistema Legado) terá sua continuidade realizada através do Protocolo DER (citar número SPDOC/ano), a partir da folha (citar número de folha).
Parágrafo único: O despacho referenciado deverá ser juntado/autuado no documento em trâmite, no momento de seu recadastramento ou posteriormente quando da constatação da inexistência do mesmo.
Artigo 6º – O número de Protocolo atribuído ao documento cadastrado no Sistema SPDOC deve ser referenciado nos documentos oficiais como Protocolo DER - nº / ano.
Artigo 7º - O recadastramento de documentos gerados no Sistema Legado deverá ser concluído no período de 01 (um) ano e 06 (seis) meses, contados a partir de 01 de julho de 2019.
Artigo 8º - Esta DTM entra em vigor nesta data.
Paulo CEsar Tagliavini
SUPERINTENDENTE DO DER
MAD/kmy